⚭Personalvermittlung in der Praxis

Über die Bereiche, nicht über Kategorien:

• Kontakte und Firmen sind die Auftraggeberseite — Ansprechpartner, Entscheider, Einkauf.
• Kandidaten sind die Angebotsseite, mit eigenen Unterlagen und eigenen Regeln.
• Stellen verbinden beides: Sie gehören zu einem Kunden und werden mit Kandidaten besetzt.

Warum die Trennung wichtiger ist als sie aussieht: Kandidatendaten sind Beschäftigtendaten. Sie unterliegen strengeren Regeln als geschäftliche Kontaktdaten, brauchen eigene Löschfristen und dürfen nicht in einer Werbekampagne landen.

Der häufigste Fehler: Kandidaten als normale Kontakte anzulegen, weil es schneller geht. Sechs Monate später steht einer davon in einer Akquisekampagne.

Sie sind personenbezogen und oft besonders schutzwürdig. Konkret heißt das:

• Zweckbindung. Erhoben für eine bestimmte Vermittlung — nicht für alles Weitere.
• Einwilligung für die Aufnahme in den Pool. Wer sich auf eine Stelle bewirbt, hat nicht damit eingewilligt, dauerhaft in Ihrer Datenbank zu stehen.
• Löschfristen. Nach Abschluss eines Verfahrens in der Regel sechs Monate (AGG-Frist), außer es liegt eine Zustimmung zur weiteren Speicherung vor.
• Kein Weiterreichen ohne Zustimmung. Ein Profil an einen Kunden zu schicken, braucht das Einverständnis der Person — auch anonymisiert ist Vorsicht geboten, wenn sie erkennbar bleibt.
• Besondere Kategorien — Gesundheit, Schwerbehinderung, Herkunft — gehören nur dorthin, wo sie erforderlich sind.

Was daraus praktisch folgt: Die Einwilligung für den Pool aktiv einholen und den Zeitpunkt festhalten.

Mit Zustimmung und in zwei Stufen — das ist auch geschäftlich der bessere Weg:

1. Anonymisiertes Profil zuerst: Erfahrung, Branchen, Verfügbarkeit, Tagessatz — ohne Namen, ohne Arbeitgeber, ohne Merkmale, die eine Zuordnung erlauben.
2. Nach Interesse des Kunden: Rücksprache mit dem Kandidaten, dann das vollständige Profil.

Warum Stufe 1 nicht nur Datenschutz ist: Sie schützt Ihr Geschäft. Ein vollständiges Profil, das ohne Zwischenschritt hinausgeht, kann am Vermittler vorbei kontaktiert werden.

Beachten Sie bei der Anonymisierung: Erkennbarkeit entsteht durch Kombination. „Werksleiter bei einem Automobilzulieferer in Sachsen mit 400 Beschäftigten“ ist nicht anonym.

Halten Sie die Zustimmung fest — mit Datum, für welchen Kunden, für welche Stelle.

Eine Stelle je Vakanz, mit den Angaben, nach denen Sie später suchen:

• Kunde und Ansprechpartner — sonst wissen Sie in vier Wochen nicht mehr, wer sie gemeldet hat.
• Ort und Umkreis. Das wichtigste Suchkriterium überhaupt.
• Kategorien, die Ihrem Geschäft entsprechen — Fachgebiet, Ebene, Befristung.
• Zustand. Offen, in Besetzung, beendet.

Was Sie sich sparen können: die vollständige Stellenbeschreibung abzutippen. Der Text ist für die Passungsbewertung nützlich, aber er muss nicht schön sein.

Beendete Stellen nicht löschen. Sie sind die Grundlage dafür, im nächsten Jahr zu sehen, welcher Kunde was gesucht hat — und der beste Anlass, sich wieder zu melden.

Drei Dinge, und alle drei sind Vorbereitung, nicht Reaktion:

1. Ein gepflegter Pool. Wer erst beim Auftrag anfängt zu suchen, ist zu spät. Die Kandidaten, die Sie in zwei Stunden vorschlagen, müssen vorher da sein.
2. Verfügbarkeit aktuell halten. Ein Kandidat, der seit acht Monaten „verfügbar“ ist, ist es meistens nicht mehr. Ein kurzer Anruf alle paar Monate ist die wertvollste Routine in diesem Geschäft.
3. Vorbereitete Bausteine. Anonymisiertes Profil, Anschreiben an den Kunden, Rückfrage an den Kandidaten — als Vorlagen, nicht jedes Mal neu.

Was tatsächlich Zeit kostet und sich vermeiden lässt: das Zusammensuchen von Unterlagen, das Nachfragen nach dem Tagessatz, das Warten auf eine Zustimmung, die man vorher hätte einholen können.

Mit einem festen Rhythmus statt mit Kampagnen:

• Alle drei bis sechs Monate bei aktiven Kandidaten nachfassen. Kurz: Sind Sie verfügbar, hat sich etwas geändert?
• Nach jedem Projektende ein Anruf. Das ist der Moment, in dem jemand wieder verfügbar wird, und der beste Zeitpunkt überhaupt.
• Verfügbarkeitsdatum statt Häkchen. „Ab 1. Oktober“ altert nicht falsch; „verfügbar“ schon.

Und die unangenehme Seite der Pflege: aussortieren. Wer seit zwei Jahren nicht erreichbar ist, gehört nicht mehr in den aktiven Pool — abgesehen davon, dass die Löschfristen ohnehin greifen.

Ein Pool von 200 aktuellen Kandidaten ist mehr wert als einer von 2.000 mit unbekanntem Stand. Der zweite erzeugt nur die Illusion von Reichweite.

Mit Anlässen statt mit Nachfragen. „Haben Sie etwas für uns?“ ist die Frage, die niemand gern liest.

Was funktioniert:

• Nach einer beendeten Besetzung: ein Anruf nach drei Monaten. Wie läuft es mit dem Kandidaten? Das ist Qualitätssicherung und Akquise in einem.
• Zum Jahreswechsel: Was ist für dieses Jahr geplant? Eine Frage, die Entscheider gern beantworten.
• Bei Veränderungen im Markt — neue Vorschriften, Tarifabschlüsse, Fachkräftethemen in der Branche.
• Wenn ein besonders passender Kandidat verfügbar wird: aktiv anbieten, auch ohne Auftrag.

Der letzte davon ist der wirksamste in diesem Geschäft, und er setzt einen gepflegten Pool und gepflegte Kundenprofile voraus.

Alles davon gehört als Wiedervorlage angelegt, nicht als Vorsatz.

Ein grundlegender, und er entscheidet über Erlaubnispflicht und Haftung:

• Vermittlung: Sie bringen zwei Parteien zusammen; der Vertrag entsteht zwischen Kunde und Kandidat. Sie bekommen ein Honorar.
• Arbeitnehmerüberlassung: Der Kandidat ist bei Ihnen angestellt und arbeitet beim Kunden. Das braucht eine Erlaubnis nach dem AÜG und bringt erhebliche Pflichten mit — Equal Pay, Höchstüberlassungsdauer, Dokumentation.
• Dienst- oder Werkvertrag: Sie schulden ein Ergebnis, nicht Arbeitskraft. Die Abgrenzung ist heikel; eine verdeckte Überlassung ist bußgeldbewehrt.

Bei Interim Management ist die Abgrenzung besonders wichtig: Ein selbständiger Interim Manager ist kein überlassener Arbeitnehmer — aber wenn er wie ein Angestellter eingegliedert wird, kann daraus Scheinselbständigkeit werden.

Das ist eine Frage für Ihre Rechtsberatung, nicht für ein Hilfezentrum. Aber sie sollte vor dem ersten Auftrag geklärt sein.

Vier Dinge, die den Ablauf prägen:

• Der Kandidat ist selbständig. Es geht um Tagessätze und Projektzeiträume, nicht um Gehälter und Kündigungsfristen.
• Die Geschwindigkeit ist höher. Ein Interim-Bedarf entsteht oft aus einem Ausfall — dort zählen Tage.
• Das Profil ist die Ware. Ein gut zugeschnittenes Profil auf die konkrete Aufgabe entscheidet über den Zuschlag.
• Die Beziehung ist wiederkehrend. Derselbe Manager kommt in einem Jahr wieder — und derselbe Kunde auch.

Was daraus für die Pflege folgt: Tagessatz, Verfügbarkeit und Einsatzradius sind die drei Angaben, die aktuell sein müssen. Alles andere kann warten.

Und die Abgrenzung zur Scheinselbständigkeit gehört in jedes Projekt geprüft — sie ist das Risiko, das dieses Geschäft am ehesten bedroht.

Für die Frage, die jeder Interim Manager und jeder Kunde irgendwann stellt: Was habt ihr eigentlich für mich getan?

Ein Bericht beantwortet das mit Zahlen statt mit Beteuerungen: wie viele Kontakte, welche Firmen, welche Rückmeldungen im Zeitraum.

Was das im Alltag ändert:

• Die monatliche Nachfrage entfällt, weil der Bericht von selbst kommt.
• Die Diskussion versachlicht sich. Über eine Zahl kann man reden, über einen Eindruck nicht.
• Es fällt auf, wenn nichts passiert ist — auch Ihnen.

Worauf Sie achten: Die Absenderangaben vor dem ersten Versand prüfen, den Zeitraum beibehalten (sonst sind Berichte nicht vergleichbar) und jeden Bericht einmal ansehen, bevor er hinausgeht. Er trägt Ihren Namen.

Mit drei Handgriffen:

1. Vor jeder Ansprache in die Akte sehen. Wann war der letzte Kontakt, worüber?
2. Notiz bei jedem Kontakt, auch bei erfolglosen. Ein Anruf ohne Notiz ist für Kollegen unsichtbar.
3. Dubletten regelmäßig zusammenführen. Derselbe Mensch mit zwei Mailadressen erzeugt zwei Einträge, und dann zwei Anrufe.

Und der Fall, der besonders unangenehm ist: derselbe Kandidat für dieselbe Stelle von zwei Vermittlern. Das lässt sich nicht ganz vermeiden, aber:

• Vor dem Vorschlagen fragen, ob der Kandidat dort schon vorgestellt wurde.
• Festhalten, wem Sie ihn wann angeboten haben.

Das ist auch geschäftlich wichtig: Wer zuerst vorgestellt hat, hat in der Regel den Provisionsanspruch, und das muss man belegen können.

Als Vorsortierung brauchbar, als Entscheidung nicht — und das ist nicht nur eine Frage der Qualität, sondern des Rechts.

Was die Passungsbewertung gut kann:

• Aus fünfzig Kandidaten die zehn heraussuchen, die man zuerst ansieht.
• Begründen, warum sie passen — das ist oft nützlicher als die Zahl.
• Auf Formulierungen hinweisen, die man überlesen hätte.

Was sie nicht kann:

• Beurteilen, ob jemand ins Team passt.
• Brüche im Lebenslauf einordnen.
• Erkennen, dass ein Kandidat gerade nicht will, obwohl er passt.

Und die rechtliche Grenze: Automatische Aussortierung von Bewerbungen fällt unter die Hochrisiko-Regeln der KI-Verordnung und ist zusätzlich ein AGG-Risiko. Lassen Sie vorschlagen, entscheiden Sie selbst, und zwar nachweisbar.

Als Notiz am Kandidaten und an der Stelle — mit Datum, Empfänger und in welcher Form.

Warum das mehr ist als Ordnung: Der Provisionsanspruch hängt regelmäßig daran, wer den Kandidaten zuerst vorgestellt hat. Wenn ein Kunde sechs Monate später einstellt und behauptet, er habe die Person selbst gefunden, brauchen Sie einen Nachweis.

Was in die Notiz gehört:

• Datum und Uhrzeit.
• An wen — Name, nicht nur Firma.
• Was — anonymisiertes Profil, vollständiges Profil, Namensnennung im Gespräch.
• Womit — die Mail selbst ist der beste Nachweis, wenn sie im Posteingang zugeordnet ist.

Der Aufwand ist eine Minute. Der Streitwert ist eine Provision.

Es kommt darauf an, in welcher Rolle die Person bei Ihnen steht:

• Abgelehnte Bewerbung auf eine konkrete Stelle: in der Regel sechs Monate nach Abschluss — die Frist orientiert sich an den Klagefristen des AGG.
• Aufnahme in den Pool: nur mit Einwilligung, und dann so lange, wie die Einwilligung reicht. Üblich sind ein bis zwei Jahre mit erneuter Bestätigung.
• Laufende oder abgeschlossene Zusammenarbeit: solange die Vertragsbeziehung und die daran hängenden Aufbewahrungspflichten reichen.

Was das praktisch bedeutet: Ein Termin im Jahr, an dem jemand durchgeht. Ohne ihn wächst ein Pool, den niemand mehr rechtfertigen kann.

Und: Löschen heißt löschen — auch die Unterlagen, auch die Notizen, auch die Exporte auf dem Laufwerk.