⇥Daten übernehmen

Dort, wo die Daten hingehören: bei Kontakten und bei Stellen. Über der jeweiligen Liste öffnet ein Knopf die Übernahme als Schublade — Sie verlassen die Seite nicht.

Es gibt keine eigene Import-Seite mehr. Was es gibt, ist das Import-Protokoll: Dort steht hinterher, wer wann welche Datei übernommen hat.

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Excel-Dateien (.xlsx, .xlsm) und CSV. Andere Formate bitte vorher über „Speichern unter“ umwandeln.

Es geht auch ohne Datei: In Excel markieren, kopieren, in das Feld einfügen. Die erste Zeile sind dabei die Spaltennamen, und es muss mindestens eine Datenzeile dabei sein.

Dann passt das Trennzeichen nicht. Deutsche Excel-Fassungen speichern CSV üblicherweise mit Semikolon, während international das Komma verbreitet ist.

Zwei Wege heraus:

• In Excel als .xlsx speichern und die statt der CSV nehmen — dann stellt sich die Frage nicht.
• Oder in Excel markieren, kopieren und in das Einfügefeld einsetzen.

Wenn Sie bei CSV bleiben: Prüfen Sie in der Vorschau, ob die Spalten getrennt erscheinen, bevor Sie zuordnen.

In der Regel nicht. Aurora erkennt die Spalten selbst — an den Überschriften, und wo die nichts hergeben, an den Werten: Was zu 96 Prozent ein @ mit Punkt dahinter enthält, ist eine Mailadresse, auch wenn darüber „Feld 7“ steht.

Jede Entscheidung können Sie überschreiben. Die Zuordnung zeigt links das Feld in Aurora und rechts die Spalte Ihrer Datei. Was nicht zugeordnet ist, bleibt außen vor — es geht nichts verloren, es wird nur nicht übernommen.

Nein. Für die Erkennung wird gerechnet, nicht gefragt — kein Wert aus Ihrer Datei geht an eine KI oder sonst irgendwohin.

Bei Kontaktdaten ist das kein Detail: Eine Adressliste durch einen fremden Dienst zu schicken, wäre eine Übermittlung personenbezogener Daten, für die Sie eine Grundlage und einen Vertrag bräuchten. Deshalb ist die Erkennung bewusst so gebaut, dass sie ohne auskommt.

Mindestens eines von: E-Mail, Ansprechpartner, Nachname oder Firma. Ohne eine dieser Angaben wäre ein Datensatz nicht identifizierbar.

Praktisch sollten Sie die E-Mail immer zuordnen, wenn sie in der Datei steht: Sie ist das Merkmal, an dem vorhandene Kontakte erkannt und ergänzt werden, und die Voraussetzung dafür, dass der Kontakt später in einer Kampagne vorkommt.

Ja, und Sie sollten es immer tun. Der Trockenlauf rechnet den ganzen Import durch, ohne etwas zu schreiben — dieselbe Rechnung wie beim echten Übernehmen.

Das Ergebnis steht in Zahlen da: wie viele Datensätze neu sind, wie viele schon da sind und ergänzt werden, wie viele übersprungen werden. Wenn diese Zahlen nicht zu Ihrer Erwartung passen, stimmt die Zuordnung nicht — und noch ist nichts geschehen.

Sie werden an der Mailadresse erkannt und ergänzt statt überschrieben. Ein leeres Feld in Ihrer Datei löscht also nicht den vorhandenen Wert in Aurora.

Das ist die Eigenschaft, die eine regelmäßige Übernahme aus einer gepflegten Liste ungefährlich macht: Sie können dieselbe Datei zweimal einlesen, ohne Schaden anzurichten.

Ja — 24 Stunden lang lässt sich jede Übernahme zurücknehmen. Danach nicht mehr.

Der zurückgenommene Lauf verschwindet nicht aus dem Protokoll, sondern bleibt blass in der Liste stehen. Verschwinden wäre bequemer und ein schlechter Nachweis: Man muss auch später noch sehen können, dass an diesem Tag etwas eingelesen und wieder entfernt wurde.

Im Import-Protokoll. Jede Übernahme bleibt mit ihrem Ergebnis stehen — auch Wochen später ist nachvollziehbar, woher ein Datensatz kam.

Das ist mehr als Ordnungsliebe: Wenn jemand nach der Herkunft seiner Daten fragt, ist dieses Protokoll die Antwort.

Eine Einschränkung betrifft alte Einträge: Die Liste aus der Zeit vor dem Laufbuch kennt nur Läufe, die Stellen angefasst haben — reine Kontaktübernahmen wurden damals nicht festgehalten.

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Sie werden übersprungen, wenn keines der Erkennungsmerkmale vorhanden ist, und sonst angelegt, so gut es geht. Der Trockenlauf sagt Ihnen vorher, wie viele davon betroffen sind.

Übersprungene Zeilen sind kein Fehler und kein Datenverlust — Ihre Datei bleibt unverändert. Wenn die Zahl der Übersprungenen überraschend hoch ist, lohnt ein Blick in die Datei: Meist steht dort eine Kopfzeile mitten im Bestand oder eine Summenzeile am Ende.

Drei Dinge, alle am selben Tag — solange das Zurücknehmen noch möglich ist:

1. Stichprobe: Drei, vier Kontakte öffnen und prüfen, ob die Werte in den richtigen Feldern gelandet sind.
2. Einteilen: Den neuen Bestand markieren und Kategorie oder Schlagwort setzen. Ohne Einteilung ist er für Kampagnen unbrauchbar.
3. Zählen: Passt die Gesamtzahl zu dem, was der Trockenlauf angekündigt hat?

Erst danach die Kampagne planen — nicht vorher.

Weil die Postleitzahl nicht zugeordnet wurde. Die Karte in den Berichten wird aus den Postleitzahlen der Kontakte gerechnet; ohne sie gibt es keinen Ort.

Prüfen Sie in der Zuordnung, ob es eine Spalte für die PLZ gibt und ob sie einem Feld zugewiesen ist. Steht die Postleitzahl in derselben Spalte wie der Ort („01129 Dresden“), muss sie in der Datei vorher getrennt werden.

Fünf Handgriffe, die den Import zu einer Sache von Minuten machen:

1. Eine Kopfzeile, ganz oben, mit sprechenden Namen.
2. Eine Angabe je Spalte. Postleitzahl und Ort getrennt, Vorname und Nachname getrennt.
3. Keine Zwischenüberschriften und keine Summenzeile am Ende.
4. Keine verbundenen Zellen und keine Filter.
5. Als .xlsx speichern, wenn möglich — dann stellt sich die Frage nach dem Trennzeichen gar nicht.

Was Sie nicht tun müssen: Spalten umbenennen, damit Aurora sie erkennt. Das übernimmt die Erkennung.

Ja, und das ist oft besser als eine große: Jede Übernahme steht einzeln im Protokoll, lässt sich einzeln zurücknehmen und einzeln einer Herkunft zuordnen.

Praktisch heißt das: Eine Datei je Quelle — Messe, Verzeichnis, Bestandsliste — statt alles vorher in Excel zusammenzuschieben. Setzen Sie direkt nach jeder Übernahme das passende Schlagwort, dann wissen Sie später, woher ein Kontakt kam.

Ja — das ist einer der Fälle, für die die Übernahme gebaut ist. Vorhandene Kontakte werden an der Mailadresse erkannt und ergänzt statt überschrieben; ein leeres Feld in Ihrer Datei löscht nichts.

Zwei Dinge sollten Sie dabei wissen:

• Geänderte Mailadressen erzeugen einen neuen Kontakt, weil die Erkennung an der Adresse hängt. Solche Fälle finden Sie über die Firmenakte.
• Der Trockenlauf sagt Ihnen vorher, wie viele neu und wie viele ergänzt werden. Passt das Verhältnis nicht zur Erwartung, stimmt etwas mit der Datei nicht.

Dann passt die Zeichenkodierung der CSV nicht. Das ist ein klassisches Excel-Problem: Beim Speichern als CSV wird nicht immer die Kodierung verwendet, die andere Programme erwarten.

Zwei Auswege:

• Als .xlsx speichern und die Datei nehmen. Dort gibt es das Problem nicht.
• Oder in Excel markieren, kopieren und in das Einfügefeld einsetzen.

Wenn es bereits passiert ist: Übernahme innerhalb von 24 Stunden zurücknehmen und mit der besseren Datei wiederholen.

Zeilen mit derselben Mailadresse laufen auf denselben Kontakt: Die spätere Zeile ergänzt, was die frühere angelegt hat. Sie bekommen also keinen doppelten Kontakt — aber die Werte der letzten Zeile gewinnen bei Feldern, die beide füllen.

Wenn Ihre Datei widersprüchliche Angaben zu derselben Adresse enthält, ist das der Moment, sie vorher zu bereinigen. Der Trockenlauf verrät es indirekt: Die Zahl der neuen Kontakte ist dann kleiner als die Zahl der Zeilen.

Derselbe Ablauf und dieselbe Vorschau, bevor etwas geschrieben wird — nur die Felder unterscheiden sich: Bei Stellen geht es um Firma, Position, Standort, Kategorie und Quelle.

Geöffnet wird sie über der Stellenliste mit „Stellen übernehmen“. Auch diese Läufe stehen im Import-Protokoll; historisch sind es sogar die einzigen, die dort von Anfang an auftauchten.

Drei Dinge, die man aus Gewohnheit mitschleppt und später bereut:

• Freitextspalten mit vermischten Angaben — „Notizen“ aus einem alten System, in denen Termine, Bewertungen und Telefonnummern durcheinanderstehen. Was Sie nicht filtern können, hilft nicht.
• Tote Adressen. Alles, was schon im alten System als unzustellbar galt, gehört nicht in die neue Liste — es schadet dem Absenderruf.
• Spalten, die niemand mehr erklären kann. Wenn im Team niemand weiß, was „Status 3“ bedeutet, bedeutet es nichts.

Was nicht zugeordnet wird, bleibt außen vor — es geht nichts verloren, es wird nur nicht übernommen.

Für den Alltag gibt es keine spürbare Grenze — Listen mit einigen tausend Zeilen sind unproblematisch. Was zunimmt, ist die Zeit für den Trockenlauf: Er rechnet den ganzen Import durch.

Bei sehr großen Beständen ist das Aufteilen trotzdem sinnvoll, aber aus einem anderen Grund: Rückgängig machen betrifft immer den ganzen Lauf. Wer hunderttausend Zeilen in einem Zug übernimmt und einen Fehler entdeckt, nimmt alles zurück.