✍Verträge

Verträge erstellen, versenden und unterschreiben lassen. Jeder Schritt wird protokolliert — vom Anlegen über das Öffnen durch den Empfänger bis zur Unterschrift.

Das Protokoll ist der eigentliche Wert: Es beantwortet später die Frage, wann wem was zugegangen ist.

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Über „Neuer Versand“. Es gibt drei Wege, und die Wahl entscheidet, was sofort passiert:

1. Sofort personalisiert senden — der fertige Vertrag geht direkt an den Empfänger.
2. Erst ein unverbindliches Muster ohne persönliche Daten (ohne Namen, Anschrift, Stundensatz) zur Ansicht. Der echte Vertrag folgt später aus der Detailansicht.
3. Nur anlegen — Sie landen direkt in der Vorschau und können in Ruhe prüfen und Absätze anpassen, bevor etwas hinausgeht.

Weg 3 ist im Zweifel der richtige.

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Ein leer gelassenes Vertragsfeld. Leere Felder erscheinen im Vertrag gelb markiert als „fehlt“ — sie werden nicht stillschweigend weggelassen.

Ergänzt werden sie in der Detailansicht unter „Vertragsfelder“. Der Stundensatz ist dabei ein Sonderfall: Er ist nur dort pflegbar, nicht vom Empfänger — der Unterzeichner kann ihn nicht ändern.

Wenn Sie trotzdem senden, fragt Aurora ausdrücklich nach: Der Stundensatz ist noch nicht hinterlegt und erscheint im Vertrag gelb als „fehlt“. Trotzdem senden?

Ja. Die Detailansicht zeigt die Dokumente exakt so, wie der Empfänger sie sieht.

Dort lassen sich auch einzelne Absätze per Stift-Symbol nur für diesen Versand ändern — die Vorlage bleibt unberührt. Angepasste Absätze sind gelb hinterlegt; „Auf Original zurücksetzen“ nimmt eine Änderung zurück.

Das ist die richtige Stelle für Sonderabsprachen: Sie ändern den einen Vertrag, ohne die Vorlage für alle anderen zu verbiegen.

Für alles, was sich häufig wiederholt. Sie pflegen es einmal und fügen es beim Anlegen per Auswahl ein.

Der Unterschied zur Absatzanpassung: Ein Textbaustein ist wiederverwendbar, eine Absatzanpassung gilt nur für diesen einen Versand. Was Sie zum dritten Mal von Hand schreiben, gehört als Baustein angelegt.

Bleibt ein Baustein-Feld leer, greift der hinterlegte Standardtext.

Per Link im Browser — ohne Konto, ohne App. Er bekommt den Link per Mail und unterschreibt entweder durch Zeichnen oder durch Tippen des Namens.

Datum, Uhrzeit und Methode hält Aurora fest. Das ist der Kern des Nachweises: nicht nur, dass unterschrieben wurde, sondern wann und wie.

Für die große Mehrheit geschäftlicher Verträge gilt in Deutschland Formfreiheit — es braucht überhaupt keine Unterschrift, und eine im Browser geleistete ist als einfache elektronische Signatur ein Beweismittel wie jedes andere.

Zwei Einschränkungen sollten Sie kennen:

• Wo das Gesetz Schriftform verlangt (etwa bei bestimmten Kündigungen, Bürgschaften, notariellen Vorgängen), genügt sie nicht. Dort ist eine qualifizierte elektronische Signatur oder Papier nötig.
• Die Beweiskraft ist geringer als bei einer qualifizierten Signatur. Das Protokoll — Zeitpunkt, Methode, Zustellweg — ist deshalb wichtig.

Im Zweifel klärt das Ihr Anwalt für Ihre Vertragsart, nicht diese Hilfeseite.

Sie bilden den Weg ab: Entwurf → Entwurf versendet → Versendet → Geöffnet → Teilweise unterzeichnet → Gegengezeichnet → Abgeschlossen. Dazu kommt Abgelaufen.

Besonders nützlich ist „Geöffnet“: Es sagt, dass der Empfänger den Link angeklickt hat. Wer nach drei Tagen weder geöffnet noch unterschrieben hat, hat die Mail vermutlich nicht gesehen — dann ist ein Anruf sinnvoller als eine Erinnerungsmail.

Solange nicht unterschrieben wurde, lassen sich Absätze in der Detailansicht anpassen — der Empfänger sieht dann die neue Fassung.

Danach nicht mehr: Der Vertrag ist bereits unterzeichnet und kann nicht mehr geändert werden. Das ist keine technische Bequemlichkeit, sondern der Sinn einer Unterschrift.

Für eine nachträgliche Änderung gibt es nur einen sauberen Weg: einen neuen Vertrag oder eine Ergänzung, ebenfalls unterschrieben.

Über „Jetzt gegenzeichnen“, sobald die Gegenseite unterschrieben hat. Danach steht der Vertrag auf „Gegengezeichnet“ und schließlich auf „Abgeschlossen“.

Vergessen Sie diesen Schritt nicht: Ein Vertrag, den nur eine Seite unterschrieben hat, ist im Zweifel nicht das, was Sie vorlegen wollen.

Im Aktivitäts-Log der Detailansicht. Dort steht jeder Schritt mit Zeitpunkt: angelegt, versendet, geöffnet, unterschrieben, gegengezeichnet.

Zusammen mit dem Signier-Link und den festgehaltenen Angaben zur Unterschrift ist das die Unterlage, die Sie im Streitfall vorlegen.

Das hängt am Versandmodus der jeweiligen Instanz, und hier ist besondere Vorsicht angebracht: Verträge werden auch aus Entwicklungs- und Abnahmeumgebungen heraus real zugestellt, wenn dort kein geschützter Versandmodus aktiv ist.

Prüfen Sie deshalb vor jedem Probelauf den Hinweis in der Kopfzeile. Und benutzen Sie für Proben eine Adresse, die Ihnen gehört — nicht die des echten Vertragspartners.

Die Person, die den Vertrag unterschreiben soll. Sie erhält den Link per Mail.

Prüfen Sie das sorgfältig: Ein Vertrag, der an die Sammeladresse eines Unternehmens geht, landet bei jemandem, der nicht zeichnungsberechtigt ist — und im ungünstigen Fall unterschreibt er trotzdem.

Ohne hinterlegte Mailadresse geht nichts hinaus; das ist dieselbe Voraussetzung wie bei Kampagnen.

Sehen Sie zuerst den Zustand an: „Geöffnet“ heißt, der Link wurde angeklickt — dann ist es eine Frage der Entscheidung, nicht der Zustellung. Steht er auf „Versendet“, hat die Mail den Empfänger vermutlich nicht erreicht.

Im ersten Fall hilft ein Anruf, im zweiten ein zweiter Versand an eine andere Adresse.

Setzen Sie beim Versenden gleich eine Wiedervorlage — sonst erinnert niemand.

Die Frist für die Unterschrift ist verstrichen; der Link führt nicht mehr zum Ziel.

Das ist kein Fehler, sondern eine Sicherung: Ein Unterschriftenlink, der Monate später noch funktioniert, ist ein Risiko — die Vertragsgrundlage kann sich geändert haben.

Der Weg zurück ist ein neuer Versand aus derselben Vertragsakte.

Wenn jemand sehen will, was auf ihn zukommt, ohne dass schon Konditionen im Raum stehen. Das Muster geht ohne Namen, Anschrift und Stundensatz hinaus — es ist eine Ansicht, kein Angebot.

Der echte Vertrag folgt später aus der Detailansicht, mit denselben Textbausteinen und den dann ergänzten Feldern.

Das ist der schonende Einstieg in eine Verhandlung: Sie zeigen Ihre Bedingungen, ohne eine Zahl zu nennen, die Sie noch nicht nennen wollen.

Über „Neuer Baustein“ im Bereich Textbausteine. Beim Anlegen eines Vertrags fügen Sie ihn per Auswahl ein.

Bewährt hat sich, Bausteine nach ihrem Anlass zu benennen — „Provision Standard“, „Provision Direktvermittlung“ —, nicht nach ihrem Inhalt. Beim Anlegen eines Vertrags sucht man den Fall, nicht die Formulierung.

Bleibt das Feld leer, greift der hinterlegte Standardtext.