◇Auftragssuche in der Praxis

Sie durchsucht öffentlich zugängliche Quellen nach Ausschreibungen und Gesuchen, die zu Ihrem Angebot passen, und legt die Treffer als bearbeitbare Einträge ab.

Was sie ist: Eine Hilfe, die Ihnen das tägliche Durchklicken durch mehrere Portale abnimmt.

Was sie nicht ist:

• Kein vollständiger Marktüberblick. Was nicht öffentlich steht, wird nicht gefunden.
• Keine Bewertung, ob ein Auftrag zu Ihnen passt. Das bleibt Ihre Einschätzung.
• Kein Ersatz für Ihre eigenen Kanäle. Die besten Aufträge werden nicht ausgeschrieben.

Was Sie realistisch erwarten können: Eine überschaubare Zahl passender Treffer pro Woche, von denen ein Teil lohnt. Wer hundert Treffer am Tag erwartet, sucht zu breit.

Die Quellenlage ist beweglich — mehrere große Portale haben ihre offenen Schnittstellen geschlossen. Was gerade tatsächlich abgefragt wird, sehen Sie in der Übersicht.

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Eine Handvoll, und die Liste ändert sich, weil Portale ihre Zugänge öffnen und schließen.

Was den Ausschlag gibt:

• Ob eine Quelle offen abfragbar ist. Manche stellen dafür eine Schnittstelle bereit, andere nicht.
• Ob die Nutzungsbedingungen es erlauben. Eine Seite, die automatisiertes Auslesen untersagt, wird nicht abgefragt — auch wenn es technisch ginge.
• Ob die Ergebnisse brauchbar sind. Eine Quelle mit tausend unpassenden Treffern hilft nicht.

Was in der Vergangenheit weggefallen ist: Mehrere große Stellen- und Ausschreibungsportale haben ihre Zugänge abgeschaltet. Das ist keine Störung, sondern eine Entscheidung der Betreiber.

Was das für Sie heißt: Verlassen Sie sich nicht darauf, dass die Suche alles findet. Sie ergänzt Ihre eigene Recherche, sie ersetzt sie nicht.

Welche Quellen aktuell laufen, steht in der Übersicht des Moduls.

So, wie die Ausschreibenden schreiben — nicht so, wie Sie Ihr Angebot nennen.

Der Unterschied: Sie bieten vielleicht „Prozessoptimierung im Mittelstand“ an. Ausgeschrieben wird „Unterstützung bei der Einführung eines Warenwirtschaftssystems“.

Wie Sie die richtigen Begriffe finden:

1. Sehen Sie sich drei Ausschreibungen an, die Sie gewonnen haben. Welche Wörter standen darin?
2. Fragen Sie einen Kunden, wie er die Aufgabe intern genannt hat.
3. Suchen Sie mit einem Begriff und sehen Sie sich die Treffer an — welche Wörter tauchen dort auf?

Damit machen Sie es sich schwer:

• Zu allgemein. „Beratung“ bringt alles und nichts.
• Zu speziell. Ein Produktname, den nur Sie verwenden, findet nichts.
• Nur ein Begriff. Nehmen Sie fünf bis zehn Varianten.

Und der beste Test: Suchen Sie nach einer Ausschreibung, die Sie kennen. Wird sie gefunden?

Über eine feste Liste von Branchen und Sparten, die einem Treffer zugeordnet werden — ohne KI, anhand der Wörter im Text.

Was das bedeutet:

• Die Zuordnung ist nachvollziehbar. Sie können sehen, warum etwas in einer Sparte gelandet ist.
• Sie ist verlässlich in dem Sinn, dass sie sich nicht von Lauf zu Lauf ändert.
• Sie ist grob. Ein Treffer, der zu zwei Sparten passt, landet nicht in beiden.

Was Sie damit tun:

• Nach Sparte filtern, wenn Sie ein enges Feld bedienen.
• Auch branchenlose Treffer ansehen. Nicht jeder Text enthält die Wörter, an denen die Zuordnung hängt — diese Treffer sind nicht schlechter, nur nicht einsortiert.

Der letzte Punkt ist wichtig: Wer nur nach seiner Sparte filtert, verliert die Treffer, die sich nicht einordnen ließen. Sehen Sie den Rest wenigstens überfliegend durch.

Meist nicht. Prüfen Sie in dieser Reihenfolge:

1. Sind die Suchbegriffe zu eng? Nehmen Sie einen bewusst breiten Begriff und sehen Sie, ob überhaupt etwas kommt.
2. Ist der Zeitraum zu kurz? Für ein Nischenfeld sind zwei Wochen ohne Treffer normal.
3. Ist die Region zu klein? Ein Landkreis ist für manche Felder zu wenig.
4. Läuft die Quelle noch? In der Übersicht steht, ob ein Lauf durchgelaufen ist oder abgebrochen wurde.

Wenn ein breiter Begriff auch nichts findet, liegt es an der Technik — dann ist es ein Fall für die Betreuung.

Was Sie aus einem leeren Ergebnis nicht schließen dürfen: dass es keine Aufträge gibt. Es heißt, dass in den abgefragten Quellen mit Ihren Begriffen im Zeitraum nichts stand. Das sind drei Einschränkungen auf einmal.

Und die realistische Erwartung für ein spezialisiertes Angebot: ein paar Treffer im Monat, nicht am Tag.

Täglich für Felder, in denen es schnell geht; wöchentlich für alles andere.

Warum die Häufigkeit zählt: Ausschreibungen haben Fristen. Wer eine drei Tage vor Ablauf findet, kann meist nicht mehr anbieten.

Was für täglich spricht:

• Kurze Fristen in Ihrem Feld.
• Viel Wettbewerb — wer zuerst da ist, hat einen Vorteil.

Was für wöchentlich spricht:

• Wenige Treffer ohnehin.
• Sie kommen nicht dazu, täglich zu schauen.

Der entscheidende Punkt ist nicht, wie oft gesucht wird, sondern wie oft Sie hinsehen. Eine tägliche Suche, deren Ergebnisse Sie einmal im Monat durchgehen, bringt nichts.

Was sich bewährt: Ein fester Termin, zweimal die Woche, zwanzig Minuten. Alles ansehen, was neu ist, entscheiden, weiterklicken.

Mit vier Fragen, in dieser Reihenfolge — bei der ersten Nein hören Sie auf.

1. Können wir das? Fachlich, mit den vorhandenen Leuten.
2. Schaffen wir die Frist? Nicht die Angebotsfrist — die Leistungsfrist.
3. Lohnt der Aufwand für das Angebot? Bei manchen Ausschreibungen kostet allein die Bewerbung mehrere Tage.
4. Haben wir eine realistische Chance? Wenn ein Bestandsanbieter offensichtlich vorne liegt, ist das eine Antwort.

Was Sie sich sparen können: Ausschreibungen, bei denen die Anforderungen so zugeschnitten sind, dass nur ein Anbieter sie erfüllt. Die erkennt man an einer Häufung sehr spezifischer Bedingungen.

Zeitbudget: Zwei Minuten pro Treffer für diese Vorentscheidung. Wenn Sie länger brauchen, legen Sie den Treffer auf einen Stapel „genauer ansehen“ und arbeiten den einmal die Woche ab.

Indem Sie die Frist beim Übernehmen sofort als Aufgabe eintragen — nicht als Notiz.

Was Sie eintragen sollten:

• Die Angebotsfrist, mit Uhrzeit. Viele enden mittags, nicht um Mitternacht.
• Eine Erinnerung eine Woche vorher.
• Eine zweite zwei Tage vorher.

Warum zwei: Die erste ist zum Anfangen, die zweite zum Fertigwerden.

Was Sie zusätzlich festhalten sollten: Wo das Angebot eingereicht werden muss und in welcher Form. Manche Vergabestellen verlangen bestimmte Portale oder Formate — das merkt man ungern am letzten Tag.

Der häufigste Fehler: Die Frist steht in der Ausschreibung, die als Datei abgelegt wurde. Dort sieht sie niemand mehr. Sie gehört an eine Stelle, die von selbst auf sich aufmerksam macht.

Und wenn Sie die Frist reißen: Nachreichen ist bei formellen Vergaben in der Regel ausgeschlossen.

Übernehmen, zuordnen, Frist setzen, Nächstes festlegen — vier Schritte, keine fünf Minuten.

1. Übernehmen. Der Treffer wird zu einem bearbeitbaren Eintrag mit Verlauf.
2. Der Firma zuordnen, wenn es sie schon gibt. Sonst anlegen.
3. Frist eintragen als Aufgabe.
4. Den nächsten Schritt festhalten — „Unterlagen anfordern“, „Rückfrage stellen“, „Angebot kalkulieren“.

Warum Schritt 4 der wichtigste ist: Ein Vorgang ohne nächsten Schritt bleibt liegen. Der Verlauf zeigt Ihnen später, was Sie sich vorgenommen hatten.

Was Sie festhalten sollten, auch wenn Sie ablehnen: eine Zeile, warum. Wenn dieselbe Stelle in einem halben Jahr wieder ausschreibt, wissen Sie, ob es sich diesmal lohnt.

Und der Verlauf zahlt sich aus, wenn jemand anderes den Vorgang übernimmt.

Das passiert, wenn eine Ausschreibung auf mehreren Portalen steht — und das ist der Normalfall.

Was dagegen getan wird: Offensichtliche Dubletten werden erkannt und zusammengefasst. Was sich nicht erkennen lässt, sind Fälle mit abweichendem Titel oder unterschiedlichem Umfang der Beschreibung.

Was Sie tun können:

• Beide ansehen. Manchmal enthält eine Fassung mehr Angaben als die andere.
• Eine übernehmen, die andere schließen — mit einem Vermerk, dass sie eine Dublette ist.
• Die Quelle notieren, über die Sie tatsächlich anbieten. Bei Vergaben ist oft nur ein Weg zulässig.

Was Sie nicht tun sollten: beide als getrennte Vorgänge führen. Dann arbeiten zwei Leute an derselben Sache, oder Sie reichen zweimal ein.

Und wenn eine Ausschreibung mehrfach mit unterschiedlichen Fristen erscheint: Die Frist der Vergabestelle gilt, nicht die des Portals.

Für den Zweck, für den sie veröffentlicht wurden — ja. Darüber hinaus wird es heikel.

Was unproblematisch ist:

• Eine Ausschreibung lesen und darauf anbieten.
• Die Angaben für Ihre interne Bearbeitung speichern.

Was Sie prüfen sollten:

• Kontaktdaten für Werbung nutzen. Eine in einer Ausschreibung genannte Adresse ist für Rückfragen zu dieser Ausschreibung da, nicht für Ihren Verteiler.
• Inhalte weitergeben. Ausschreibungsunterlagen können urheberrechtlich geschützt sein.
• Ansprechpartner als Kontakt anlegen. Das ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten, über die die Person zu unterrichten ist.

Der praktische Rat: Trennen Sie den Auftragsvorgang von Ihrem Werbeverteiler. Wer auf eine Ausschreibung angeboten hat, ist deshalb kein Werbeempfänger.

Indem Sie festhalten, warum, und zwar in einer Form, die vergleichbar ist.

Vier Gründe, die es meistens sind:

1. Preis. Wir waren zu teuer.
2. Anforderungen. Uns fehlte ein gefordertes Merkmal.
3. Bestandsanbieter. Es lief auf jemand anderen hinaus.
4. Angebot. Wir haben es schlecht dargestellt.

Warum die Einteilung hilft: Wenn Sie nach zwanzig Vorgängen sehen, dass zwölfmal Grund 2 vorlag, wissen Sie, woran Sie arbeiten müssen. Wenn zwölfmal Grund 1, wissen Sie etwas anderes.

Am besten so: Nach einer Absage nachfragen. Bei öffentlichen Vergaben haben Sie oft einen Anspruch auf Information über die Gründe — bei privaten Ausschreibungen kostet eine höfliche Frage nichts.

Und der Punkt, der am meisten bringt: Auch bei gewonnenen Aufträgen festhalten, warum.

Für die laufende Sichtung: zweimal die Woche zwanzig Minuten. Für ein Angebot: das, was ein Angebot kostet, und das ist mehr, als man denkt.

Die realistische Aufteilung:

• Sichtung: 40 Minuten die Woche.
• Genauer prüfen: 30 bis 60 Minuten pro ernsthaftem Treffer.
• Angebot erstellen: bei einfachen Ausschreibungen ein halber Tag, bei formellen Vergaben mehrere.

Woraus folgt: Sie können nicht auf alles anbieten. Die Vorentscheidung ist deshalb wichtiger als die Suche.

Eine nützliche Rechnung: Wenn ein Angebot einen Tag kostet und Sie jedes fünfte gewinnen, kostet ein gewonnener Auftrag fünf Tage Vertriebsaufwand. Passt das zum Auftragswert?

Wenn nicht, liegt die Antwort nicht darin, schneller zu schreiben, sondern darin, weniger anzubieten — und die richtigen auszuwählen.