◕Kandidaten

Für Menschen, die Sie für Positionen vorschlagen können — mit Profil, Werdegang und Unterlagen.

Von der Kandidatenakte führen zwei Wege weiter: zu Signature (öffentliches Profil auf der Website) und zur Profiloptimierung (CV auf eine konkrete Stelle zuschneiden). Beides findet sich in der Akte selbst.

Über „+ Kandidat“ von Hand — oder per LinkedIn-Adresse: Dann ergänzt die KI den Rest aus dem öffentlichen Profil.

Prüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie es übernehmen. Was aus einem Profil gelesen wird, ist so aktuell wie das Profil selbst, und die Zuordnung von Rollen und Fähigkeiten ist eine Einschätzung, keine Tatsache.

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Das Suchfeld greift über Name, Mail, Rolle und Ort — und immer über den gesamten Bestand, auch wenn die Ansicht nur die ersten 500 zeigt.

Dazu kommen Filter nach Verfügbarkeit (verfügbar, teilweise verfügbar, nicht verfügbar), Priorität, Rollen und Fähigkeiten.

Sie fügen ein Anforderungsprofil ein — mindestens 20 Zeichen, und lassen die besten Treffer aus Ihrem eigenen Bestand suchen. Das ist schneller, als von Hand zu blättern.

Zwei Dinge sollten Sie dabei wissen:

• Es wird nur Ihr Bestand durchsucht. Der Match findet niemanden, den Sie nicht haben.
• Das Ergebnis ist eine Rangfolge mit Begründung, keine Entscheidung. Lesen Sie die Begründung; sie verrät, ob das Modell die Anforderung überhaupt richtig verstanden hat.

In der Kandidatenakte, als hochgeladene Dateien — Lebenslauf, Zeugnisse, Profilbild.

Ein Hinweis zum Betrieb, der einmal teuer war: Hochgeladene Dateien gehören auf einen dauerhaften Ablageplatz, nicht in das Abbild der Anwendung. Ist das falsch eingerichtet, sehen die Dateien vorhanden aus und verschwinden beim nächsten Neubau. Wenn Sie den Verdacht haben, dass Dateien fehlen, melden Sie es sofort — je früher, desto eher lässt sich etwas aus der Sicherung holen.

Weil die Bildadressen dort zeitlich begrenzt gültig sind. Ein Bild, das direkt vom fremden Server geladen wird, ist nach Ablauf der Frist nicht mehr erreichbar — dann steht dort ein leerer Platz, obwohl sich am Kandidaten nichts geändert hat.

Deshalb werden Bilder in Aurora lokal abgelegt statt verlinkt. Wenn bei Ihnen trotzdem Lücken auftreten, läuft Ihre Instanz auf einem älteren Stand.

Eine gepflegte Liste von Rollen und Positionen, gegen die Kandidaten eingeordnet werden — erreichbar über „✦ KI Rollen“.

Der Sinn ist Einheitlichkeit: Ohne feste Liste heißt dieselbe Rolle bei fünf Kandidaten fünfmal anders, und danach findet sie niemand mehr. Die Liste ist über die Oberfläche verwaltbar; ergänzen Sie sie, statt Freitext zu verwenden.

Über „✉ Anschreiben“ in der Kandidatenakte. Das Fenster entspricht dem für Kontakte: Postfach, Stufe, Vorlage, Betreff, Text, Anhänge.

Für Serienansprachen an viele Kandidaten gilt dasselbe wie bei Kontakten: Es sind Werbemails im rechtlichen Sinn, mit Abmeldelink und allem, was dazugehört.

Kandidatendaten sind besonders heikel: Sie enthalten Werdegang, Verfügbarkeit, oft Gehaltsvorstellungen, und die betroffene Person hat in der Regel selbst mit Ihnen zu tun, kann also fragen.

Drei Punkte, die in der Praxis zählen:

• Zweckbindung. Daten, die für eine konkrete Vermittlung erhoben wurden, dürfen nicht ohne Weiteres für alles Weitere benutzt werden.
• Speicherdauer. Legen Sie fest, wie lange ein Profil ohne Kontakt bleibt, und halten Sie sich daran.
• Auskunft. Die Akte zeigt alles, was gespeichert ist — das ist die Grundlage einer Auskunft.

Wenn KI bei der Auswahl mitwirkt, kommt die Hochrisiko-Einstufung der KI-Verordnung dazu.

Über die Angabe am Kandidaten: verfügbar, teilweise verfügbar, nicht verfügbar. Danach lässt sich filtern, und bei veröffentlichten Profilen erscheint sie sichtbar auf der Website.

Der Haken daran ist die Alterung: Eine Verfügbarkeit, die seit einem halben Jahr niemand angefasst hat, ist keine Information, sondern eine Vermutung. Machen Sie es zur Gewohnheit, sie bei jedem Kontakt mitzupflegen — es ist ein Klick.

Als eigene Einschätzung, wie eng Sie mit jemandem arbeiten — hoch, mittel, niedrig. Sie steuert nichts automatisch, sondern hilft beim Sortieren.

Halten Sie die Vergabe im Team einheitlich. Eine Priorität, die jeder anders vergibt, ist genau so nützlich wie eine Farbe, die jeder anders meint.

Wie eine Stellenbeschreibung, nicht wie eine Stichwortliste. Mindestens 20 Zeichen verlangt das Feld; brauchbar wird es ab ein paar Sätzen.

Was hineingehört: Aufgabe, Branche, Umfeld (Konzern oder Mittelstand), Dauer, Ort und die zwei, drei Punkte, ohne die es nicht geht. Was Sie weglassen können: Floskeln aus der Ausschreibung, die für jede Position gelten.

Lesen Sie danach die Begründung zu den Treffern — sie zeigt, ob das Modell die Anforderung verstanden hat.

Vom Kandidaten führen drei Wege weiter, alle aus der Akte heraus:

• Profiloptimierung — den Lebenslauf auf eine konkrete Stelle zuschneiden und versenden.
• Onepager — eine einseitige Profilseite, die man verschicken oder online stellen kann.
• Signature — das öffentliche Profil auf der Website.

Welcher passt, hängt vom Anlass ab: Der zugeschnittene Lebenslauf für eine konkrete Position, der Onepager für ein Gespräch, das Website-Profil für die dauerhafte Sichtbarkeit.

Das passiert vor allem bei Anlage über eine Profiladresse zusätzlich zu einer früheren Erfassung von Hand.

Führen Sie die beiden zusammen und behalten Sie den Datensatz mit dem längeren Verlauf — Notizen und Unterlagen sind schwerer wiederzubeschaffen als Stammdaten. Prüfen Sie danach, ob ein veröffentlichtes Profil auf den richtigen Datensatz zeigt.

Für die Speicherung im Rahmen einer konkreten Vermittlung stützen Sie sich in der Regel auf die Anbahnung; für die dauerhafte Vorhaltung im Netzwerk brauchen Sie eine Einwilligung.

Zwingend ist sie in zwei Fällen:

• Wenn das Profil öffentlich erscheint — auf der Website oder als Onepager im Netz.
• Wenn Sie Unterlagen an Dritte weitergeben.

Halten Sie die Einwilligung nachweisbar fest. Ein Kandidatenpool ohne Nachweise ist bei der ersten Anfrage angreifbar.