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Für alle Personen, mit denen Sie in Kontakt stehen. Von hier starten Anruf, Mail und Kampagne — die Liste ist nicht nur eine Ablage, sondern der Ausgangspunkt fast jeder Handlung in Aurora.

Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Verlauf dieser Person: Notizen, Mails, Anrufe, Aufgaben und Wiedervorlagen an einem Ort.

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Über „+ Neu“ oben in der Liste — gedacht für den Kontakt, den Sie gerade am Telefon hatten.

Pflicht ist wenig, aber zwei Felder entscheiden über das, was später möglich ist:

• E-Mail-Adresse. Ohne sie kann dieser Kontakt in keiner Kampagne angeschrieben werden.
• Anrede. Wird für die persönliche Ansprache in Mails verwendet. Fehlt sie, greift die neutrale Form aus der Vorlage — das fällt beim Empfänger auf.

Größere Mengen kommen bequemer über die Datenübernahme herein.

Die wichtigsten, mit ihrer Wirkung:

• Anrede — persönliche Ansprache in Mails.
• Vorname, Nachname — Platzhalter in Vorlagen.
• E-Mail — Voraussetzung für jede Kampagne.
• Telefon — mit hinterlegter Telefonie lässt sich von hier direkt anrufen.
• Firma — verknüpft den Kontakt mit seinem Unternehmen; darüber sehen Sie alle Ansprechpartner an einem Ort.
• Straße, PLZ, Ort — für Anschreiben und die Standortkarte in den Berichten.
• Kategorie und Schlagworte — bestimmen später die Zielgruppe einer Kampagne.
• Notiz — Freitext für alles, was in kein eigenes Feld passt. Nur intern sichtbar.

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Das Suchfeld über der Liste sucht gleichzeitig über Name, Firma und Mailadresse. Ein Teilwort genügt.

Wichtig: Gesucht wird über den gesamten Bestand, nicht nur über die gerade angezeigten Zeilen. Wenn Sie also nichts finden, liegt es nicht an der Seitenzahl.

Beide teilen Kontakte ein, aber mit unterschiedlichem Zuschnitt:

• Die Kategorie ist die grobe Rolle im Geschäft — Kunde, Interessent, Lieferant. Sie beantwortet die Frage: Was ist diese Person für uns?
• Ein Schlagwort ist alles Weitere, was zutreffen kann: Branche, Messe, Herkunft der Adresse. Mehrere je Kontakt.

Für den Versand ist das der entscheidende Punkt: Die Zielgruppe einer Kampagne wird aus diesen Merkmalen zusammengestellt. Zehn Minuten Ordnung hier sparen jede Woche Handarbeit.

Über „Kontakte übernehmen“ direkt über der Liste. Die Datenübernahme öffnet sich als Schublade — Sie verlassen die Seite nicht.

Drei Schritte: Datei hineinziehen, prüfen, übernehmen. Aurora erkennt die Spalten selbst und rechnet vorher durch, was passieren wird.

Beim Import erkennt Aurora vorhandene Kontakte an der Mailadresse und ergänzt sie, statt sie doppelt anzulegen oder zu überschreiben.

Sind trotzdem zwei Datensätze derselben Person entstanden — etwa weil einmal die private und einmal die geschäftliche Adresse verwendet wurde —, lassen sie sich zusammenführen. Notizen, Verlauf und Zuordnungen wandern dabei mit.

Über „Kontakt löschen“ in der Detailansicht. Aurora fragt vorher nach und sagt dabei deutlich, was mitgeht:

Notizen, Aufgaben, Wiedervorlagen und der gesamte Mailverlauf dieses Kontakts. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

Überlegen Sie vorher, ob Löschen wirklich das Richtige ist. Wer nicht mehr angeschrieben werden soll, ist mit einer Abmeldung besser bedient — dann bleibt nachvollziehbar, dass es diesen Kontakt gab und warum er nichts mehr bekommt.

In der Kontaktliste gibt es dafür einen eigenen Filter. Wer sich abgemeldet hat, wird nie wieder angeschrieben — das prüft Aurora bei jedem Versand, in jeder Kampagne.

Eine Abmeldung lässt sich nicht durch einen erneuten Import aushebeln: Auch ein frisch eingelesener Kontakt mit derselben Mailadresse bleibt abgemeldet.

In der Detailansicht des Kontakts. Dort steht der vollständige Verlauf: Notizen, gesendete und empfangene Mails, Anrufe, Aufgaben und Wiedervorlagen — chronologisch.

Das ist die Antwort auf die Frage, die vor jedem Anruf steht: Was hatten wir zuletzt miteinander zu tun?

Ja, wenn für Sie ein Telefonieprofil hinterlegt ist. Die Telefonnummer wird dann zum Knopf; das Gespräch läuft im Browser.

Zwei Voraussetzungen, an denen es meistens hakt: Die Seite muss über eine sichere Verbindung (https) laufen, und der Browser muss auf das Mikrofon zugreifen dürfen.

Über „📧 E-Mail senden“ in der Kontaktzeile oder in der Detailansicht. Es öffnet sich dasselbe Fenster, das auch eine Kampagne benutzt — mit Postfach, Stufe, Vorlage, Betreff, Text und Anhängen.

Der Unterschied zur Kampagne: Es geht genau eine Mail hinaus, sofort, und es wird nichts nachgefasst. Im Verlauf des Kontakts steht sie trotzdem.

Mit „🔁 Wiedervorlage“ in der Detailansicht des Kontakts. Sie geben ein Datum an und optional einen Grund.

Am fälligen Tag steht die Wiedervorlage auf Ihrer Übersicht. Das ist der Unterschied zur Notiz: Eine Notiz erinnert niemanden, eine Wiedervorlage schon.

In der Detailansicht gibt es ein Notizfeld — Freitext für alles, was in kein eigenes Feld passt. Nur intern sichtbar; der Kontakt bekommt davon nichts zu sehen.

Was hier steht, sehen alle im Team. Das ist gewollt und der Grund, warum die Notiz der richtige Ort für „ruft lieber vormittags an“ ist und der falsche für persönliche Bewertungen.

Ja, als CSV-Datei. Die Ausgabe enthält die Felder der Liste; welche Kontakte darin landen, richtet sich nach den gesetzten Filtern — was Sie in der Liste sehen, bekommen Sie auch in der Datei.

Denken Sie daran, dass ein solcher Export personenbezogene Daten aus dem System herausträgt: Er unterliegt denselben Regeln wie die Daten im System und gehört nicht ungeschützt in ein Mailpostfach.

Für die Einteilung ja: Mehrere Zeilen markieren und die Kategorie oder ein Schlagwort gemeinsam setzen ist der übliche Weg, nach einem Import Ordnung zu schaffen.

Für inhaltliche Felder — Name, Adresse, Telefon — gibt es bewusst keine Massenänderung: Ein Tippfehler würde sich dabei über hunderte Datensätze verteilen, ohne dass jemand ihn sieht. Solche Korrekturen laufen über eine erneute Übernahme, die vorher zeigt, was passieren wird.

Nein — nur nicht per Kampagne erreichbar. Anrufen, Notizen führen, Aufgaben und Wiedervorlagen setzen, ihn einer Firma zuordnen: All das funktioniert.

In der Empfängerzahl einer Kampagne taucht er nicht auf. Das ist kein Fehler, sondern der Grund, warum die Zahl der Empfänger fast immer kleiner ist als die Zahl der Kontakte in der Kategorie.

Über das Feld Firma im Kontakt. Damit entsteht die Verbindung zur Firmenakte — dort sehen Sie anschließend alle Ansprechpartner desselben Unternehmens beisammen.

Ein Hinweis, der später viel Ärger spart: Eine abweichende Schreibweise erzeugt eine getrennte Akte. „Müller GmbH“ und „Mueller GmbH“ sind für Aurora zwei Firmen. Einigen Sie sich im Team auf eine Schreibweise, bevor die ersten hundert Kontakte hereinkommen.

Sollten Sie nicht sein. Aurora merkt sich beim Öffnen eines Kontakts, wo Sie in der Liste standen, und bringt Sie beim Zurückgehen an dieselbe Stelle.

Falls es doch passiert, liegt es fast immer an einer zwischengespeicherten alten Fassung der Seite. Ein Neuladen mit Strg+Umschalt+R behebt es.

Die Detailansicht des Kontakts zeigt alles, was zu dieser Person gespeichert ist: Stammdaten, Notizen, den vollständigen Mailverlauf, Anrufe, Aufgaben und Wiedervorlagen. Zusammen mit dem CSV-Export ist das die Grundlage für eine Auskunft nach Art. 15 DSGVO.

Denken Sie an die zweite Hälfte der Auskunft: Woher stammen die Daten? Wenn der Kontakt über eine Übernahme kam, steht der Nachweis im Import-Protokoll — dort ist festgehalten, wer wann welche Datei eingelesen hat.

Prüfen Sie zuerst, ob wirklich gelöscht werden muss oder ob ein Widerspruch gegen die Werbung gemeint ist — das ist der häufigere Fall und wird durch die Abmeldung erfüllt.

Ist Löschung verlangt und stehen keine Aufbewahrungspflichten entgegen (etwa aus einem laufenden Vertrag), löschen Sie den Kontakt über „Kontakt löschen“. Damit gehen Notizen, Aufgaben, Wiedervorlagen und der Mailverlauf mit.

Halten Sie fest, dass und wann Sie das getan haben — nicht im gelöschten Datensatz, sondern in Ihrer eigenen Dokumentation. Das Zugriffsprotokoll hält den Vorgang zusätzlich fest.

Das ist eine rechtliche Frage, keine technische, und Aurora nimmt sie Ihnen nicht ab. Die Kurzfassung für geschäftliche Ansprache in Deutschland:

• Bestandskunden dürfen zu ähnlichen Leistungen angeschrieben werden, wenn beim Erheben auf den Widerspruch hingewiesen wurde.
• Geschäftliche Ansprache neuer Kontakte stützt sich in der Regel auf das berechtigte Interesse — das verlangt einen erkennbaren sachlichen Bezug zum Empfänger und eine Abwägung im Einzelfall.
• Gekaufte Adresslisten ohne Bezug sind der Fall, der regelmäßig teuer wird.
• Privatpersonen brauchen eine Einwilligung.

Was in jedem Fall gilt: Abmeldelink in jeder Mail, Abmeldung wirkt sofort, Herkunft der Adresse nachweisbar. Alle drei Punkte erledigt Aurora — den vierten, die Auswahl der Adressen, nicht.

So wenig wie möglich, so viel wie nötig. Zwei Felder entscheiden über das, was später geht — E-Mail und Anrede —, alles andere lässt sich nachtragen.

Widerstehen Sie der Versuchung, Felder „für später“ zu füllen. Ein Adressbuch, in dem jeder Kontakt zwanzig gepflegte Angaben hat, klingt gut und entsteht nie; eines, in dem jeder Kontakt Mailadresse, Anrede und eine Kategorie hat, entsteht in einer Woche und trägt jede Kampagne.

Als Notbehelf ja, als Ziel nein.

Zwei Nachteile, die zusammenwirken: Eine Sammeladresse hat keine Anrede — die persönliche Ansprache fällt weg. Und Antworten von dieser Adresse lassen sich nicht eindeutig einer Person zuordnen; steht dieselbe Adresse bei mehreren Kontakten, weiß Aurora nicht, wem es zuordnen soll.

Der übliche Weg: mit der Sammeladresse anfangen, beim ersten Kontakt die persönliche Adresse erfragen und den Kontakt umstellen.

Behandeln Sie sie wie neue Kontakte, nicht wie Bestandskunden. Zwei Gründe:

• Technisch: Alte Adressen erzeugen überdurchschnittlich viele Rückläufer, und Rückläufer schaden dem Absenderruf. Schicken Sie an eine alte Liste nicht Ihre erste große Kampagne.
• Rechtlich: Der sachliche Bezug, auf den sich geschäftliche Ansprache stützt, verblasst mit der Zeit. Was vor fünf Jahren zulässig war, ist es heute womöglich nicht mehr.

Der praktische Weg: in kleinen Portionen anschreiben, Rückläufer beobachten, und den Text so schreiben, dass der zeitliche Abstand darin vorkommt statt verschwiegen wird.

Ja, aber nicht im Versandverteiler. Zwei Gründe: Sie bekämen Werbemails des eigenen Hauses, und sie verfälschen jede Auswertung.

Der saubere Weg ist ein eigenes Schlagwort — etwa „intern“ —, das Sie beim Zusammenstellen einer Zielgruppe nie auswählen. Für Testmails nehmen Sie ohnehin die eigene Adresse im Testfeld, nicht den Verteiler.

Nicht überschreiben. Legen Sie den neuen Kontakt an und lassen Sie den alten stehen — ohne Mailadresse oder mit einem Schlagwort, das ihn aus Verteilern hält.

Der Grund ist der Verlauf: Am alten Kontakt hängt die gesamte Vorgeschichte mit dieser Firma. Wenn Sie ihn überschreiben, tragen Gespräche und Mails plötzlich den Namen einer Person, die sie nie geführt hat.

Beide hängen über das Feld Firma an derselben Firmenakte — dort sehen Sie die Geschichte zusammen.

Einlesen ja, anschreiben ist die eigentliche Frage, und dort wird es heikel. Gekaufte Adressen ohne erkennbaren sachlichen Bezug zum Empfänger sind der Fall, der in Deutschland regelmäßig teuer wird.

Wenn Sie es dennoch tun, dann mit diesen Vorkehrungen:

• Herkunft dokumentieren — der Import bleibt im Protokoll stehen, das ist Ihr Nachweis.
• Klein anfangen und Rückläufer beobachten. Gekaufte Listen enthalten regelmäßig viele tote Adressen.
• Nicht mit einer neuen Absenderadresse starten. Der Schaden am Absenderruf ist dann am größten.

Und die ehrliche Empfehlung: Eine selbst recherchierte Liste von hundert passenden Adressen bringt mehr als zehntausend gekaufte.

Ja — und viele tun es nach den ersten Wochen, wenn klar ist, wonach sie tatsächlich filtern.

Gehen Sie dabei in dieser Reihenfolge vor: erst die neue Einteilung überlegen und aufschreiben, dann in einem Zug umstellen. Ein halb umgestelltes Schema ist schlimmer als das alte, weil eine Kampagne dann Kontakte übersieht, die eigentlich dazugehören.

Prüfen Sie nach dem Umbau die Empfängerzahlen Ihrer bestehenden Zielgruppen — sie sind der schnellste Test, ob die Umstellung vollständig war.

Ja — sonst entstehen Schattenlisten in privaten Postfächern, und das ist schlimmer als ein unordentliches Adressbuch.

Was Sie stattdessen brauchen, ist eine Absprache: Wie schreiben wir Firmennamen? Welche Kategorie bekommt ein neuer Kontakt? Wer pflegt nach? Diese drei Fragen einmal geklärt ersparen mehr Aufwand als jede Rechtevergabe.

Faustregel: Wonach Sie filtern wollen, gehört in ein Feld. Was Sie lesen wollen, gehört in die Notiz.

Eine Branche in der Notiz ist unbrauchbar — man kann daraus keine Zielgruppe bauen. „Ruft lieber vormittags an“ in einem Feld wäre albern.

Wenn Sie merken, dass Sie dieselbe Angabe in vielen Notizen wiederfinden, ist das der Hinweis, dass daraus ein Schlagwort werden sollte.

So, dass sie in den Satz der Vorlage passt. Prüfen Sie das einmal in der Vorschau mit einem echten Kontakt — dort sehen Sie, was aus Anrede und Nachname zusammen entsteht.

Zwei typische Stolperstellen: Titel (aus „Dr.“ im falschen Feld wird schnell „Sehr geehrte Frau Dr. Dr. Meier“) und fehlende Anreden bei importierten Adressen. Für den zweiten Fall gibt es die Ersatzformulierung in der Vorlage — setzen Sie sie, statt auf vollständige Daten zu hoffen.

Wenige, und jedes mit einem Zweck. Die Prüffrage ist immer dieselbe: Will ich diese Gruppe eines Tages gemeinsam anschreiben? Wenn nein, ist es kein Schlagwort, sondern eine Notiz.

Ein Adressbuch mit acht klaren Schlagworten funktioniert. Eines mit achtzig ist ein Suchproblem — dann findet niemand mehr das richtige, und es entstehen Dubletten wie „Messe2026“ und „Messe 2026“.