📎Anhänge

Für Dateien, die Sie Kampagnen und einzelnen Mails beilegen können — einmal hochladen, mehrfach verwenden.

Der Vorteil gegenüber dem Anhängen aus dem eigenen Rechner: Alle im Team greifen auf dieselbe, aktuelle Fassung zu. Niemand verschickt versehentlich die Preisliste vom letzten Jahr, weil sie noch im eigenen Download-Ordner lag.

Über „+ PDF hochladen“. Erlaubt sind nur PDF und höchstens 15 MB.

Ein Klick auf den Namen zeigt die Vorschau — der schnellste Weg zu prüfen, ob die richtige Fassung hochgeladen wurde.

Vergrößern

Weil PDF beim Empfänger so aussieht, wie Sie es abgeschickt haben, und weil andere Formate zusätzliche Risiken mitbringen: Office-Dateien können ausführbare Bestandteile enthalten und werden von vielen Empfängerservern deshalb ausgefiltert oder in Quarantäne gestellt.

Ein Word-Dokument, das Sie versenden wollen, speichern Sie also vorher als PDF. Das ist kein Umweg, sondern derselbe Schritt, den der Empfänger sonst selbst machen müsste.

Verkleinern oder verlinken, und Letzteres ist beim Erstkontakt fast immer besser.

Große Anhänge schaden der Zustellbarkeit: Sie erhöhen die Wahrscheinlichkeit, im Spamordner zu landen, und manche Empfängerserver weisen Nachrichten oberhalb einer bestimmten Größe ganz ab, oft schon bei 10 MB.

Wenn Sie das PDF verkleinern: Bilder herunterrechnen bringt fast immer mehr als alles andere.

Die Spalte „Kampagnen“ zeigt, wie oft ein Anhang verwendet wird. Was dort größer als null ist, hängt an laufenden Kampagnen.

Prüfen Sie diese Spalte, bevor Sie etwas archivieren oder löschen. Sie ist der einzige Hinweis darauf, dass ein scheinbar altes PDF gerade jeden Tag verschickt wird.

• Archivieren nimmt den Anhang aus der Auswahl, lässt sich aber rückgängig machen.
• Löschen (nur für Administratoren) entfernt die Datei unwiederbringlich — auch aus Kampagnen.

Im Zweifel archivieren. Der einzige Fall, in dem Löschen richtig ist, ist eine Datei, die aus rechtlichen Gründen verschwinden muss.

Laden Sie die neue Fassung hoch und archivieren Sie die alte. Ein „Ersetzen“ gibt es bewusst nicht: Sonst würde sich der Inhalt einer Datei ändern, die bereits verschickt wurde, und niemand könnte hinterher sagen, welche Fassung ein Empfänger tatsächlich bekommen hat.

Denken Sie danach daran, die laufenden Kampagnen auf den neuen Anhang umzustellen — sie behalten sonst den alten.

Der Name geht mit hinaus — der Empfänger sieht ihn. Sprechende Namen wirken professionell, kryptische nicht: „Leistungsuebersicht-Musterfirma-2026.pdf“ statt „Export_final_v3_NEU.pdf“.

Zwei praktische Punkte: Vermeiden Sie Umlaute und Leerzeichen im Dateinamen — manche Mailprogramme stellen sie unschön dar —, und nennen Sie das Jahr, wenn die Datei eines hat. Dann sieht man auch in zwei Jahren, ob sie noch aktuell ist.

Umbenennen können Sie eine Datei jederzeit über „Umbenennen“.

Ja — ein Klick auf den Namen zeigt die Vorschau, und dafür gibt es zusätzlich „👁 Vorschau“.

Tun Sie das immer nach dem Hochladen. Der häufigste Fehler in diesem Bereich ist keine kaputte Datei, sondern die falsche: eine ältere Fassung, die genauso hieß.

Bedenken Sie, was eine Mail ist: eine offene Postkarte. Für Angebote und allgemeine Unterlagen ist das üblich und unproblematisch. Für Personalunterlagen, Verträge mit Konditionen oder Ausweiskopien ist es der falsche Weg.

Zwei bessere Wege: ein geschützter Ablageort mit Link, oder — bei Verträgen — der Weg über das Unterschriftenverfahren, bei dem der Empfänger einen persönlichen Link bekommt.

Und der Klassiker, den man nur einmal macht: die zentrale Ablage prüfen, bevor man etwas dort hochlädt, das nicht alle sehen sollen.

Ja — aber je mehr, desto größer die Nachricht und desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass sie aussortiert wird.

Für eine Erstansprache gilt: null Anhänge, ein Link. Für eine Nachricht an jemanden, der etwas angefordert hat: genau die eine Datei, die er erwartet. Drei Anhänge sind fast immer ein Zeichen dafür, dass die Nachricht die Auswahl dem Empfänger überlässt, statt sie zu treffen.

Nur Administratoren. Alle anderen können archivieren, und das ist in fast allen Fällen die richtige Handlung, weil sie sich zurücknehmen lässt.

Das endgültige Löschen entfernt die Datei auch aus Kampagnen, die sie verwenden. Prüfen Sie deshalb vorher die Spalte „Kampagnen“: Was dort größer als null ist, hängt an laufenden Kampagnen.