▤Firmenakte

Sie fasst alles zu einer Firma zusammen: Mitarbeiter, Stellen, Notizen, Aktivitäten. Ohne sie müsste man dieselbe Information an fünf Kontakten suchen.

Sie kommen dorthin über den Firmennamen in der Kontaktliste — es gibt keinen eigenen Menüpunkt dafür.

• Übersicht — Stammdaten und das Wichtigste auf einen Blick.
• Mitarbeiter — alle Kontakte, die dieser Firma zugeordnet sind.
• Aktivitäten — was mit dieser Firma bisher passiert ist, über alle Ansprechpartner hinweg.

Die Zahlen im Kopf sagen, wo etwas liegt — so sehen Sie ohne Klicken, ob es überhaupt Aktivitäten gibt.

Direkt in der Firmenakte, gespeichert mit Strg+Enter. Was hier steht, sehen alle im Team.

Der Unterschied zur Notiz am Kontakt: Die Firmennotiz gilt für das Unternehmen und bleibt, auch wenn der Ansprechpartner wechselt. Genau dafür ist sie gedacht — „zahlt immer erst nach Mahnung“ gehört an die Firma, „ruft lieber vormittags an“ an die Person.

Weil der Name unterschiedlich geschrieben wurde. Eine Schreibvariante des Firmennamens erzeugt eine getrennte Akte — „Müller GmbH“, „Mueller GmbH“ und „Müller G.m.b.H.“ sind drei Firmen.

Das lässt sich bereinigen, indem Sie an den betroffenen Kontakten den Firmennamen auf die einheitliche Schreibweise setzen; die Akten wachsen dann wieder zusammen. Vorbeugen ist einfacher: eine Schreibweise im Team vereinbaren, bevor die ersten hundert Kontakte hereinkommen.

Die Karriereseiten der Firma. Über „+ Jobportale hinterlegen“ tragen Sie sie ein; mehrere Adressen werden mit einem senkrechten Strich getrennt.

Der Nutzen ist praktisch: Wer regelmäßig prüft, welche Stellen ein Unternehmen ausschreibt, spart sich das Suchen — die Adresse steht dort, wo sie gebraucht wird.

Aus den Adressfeldern der zugehörigen Kontakte — Straße, Postleitzahl und Ort. Sie werden auch für Anschreiben und für die Standortkarte in den Berichten verwendet.

Wenn eine Firma auf der Karte fehlt, fehlt bei ihren Kontakten die Postleitzahl. Das ist der übliche Fall nach einem Import, bei dem die Adressspalten nicht zugeordnet wurden.

Von selbst: Sobald an einem Kontakt ein Firmenname steht, gibt es die Akte. Es gibt keinen Knopf „Firma anlegen“ und keinen eigenen Menüpunkt.

Das erklärt auch, warum eine Firma ohne zugeordneten Kontakt nicht auffindbar ist — es gibt sie schlicht nicht. Wenn Sie eine Firma vormerken wollen, mit der Sie noch keinen Ansprechpartner haben, legen Sie einen Kontakt mit dem Firmennamen an und tragen die Person später nach.

Zwei Wege, je nachdem, wie Sie arbeiten:

• Ein Eintrag für die Firma, die Standorte über ein Schlagwort an den Kontakten. Richtig, wenn Sie das Unternehmen als Ganzes betreuen.
• Getrennte Einträge mit unterscheidbarem Namen — „Muster GmbH Nord“, „Muster GmbH Süd“. Richtig, wenn die Standorte getrennt entscheiden.

Entscheiden Sie das einmal im Team. Der Wechsel später ist Handarbeit an jedem einzelnen Kontakt.

Alles, was mit einem ihrer Kontakte passiert ist — Mails, Anrufe, Notizen, Aufgaben. Der Reiter fasst es über alle Ansprechpartner hinweg zusammen.

Das ist die Ansicht, die vor einem Termin zählt: Sie beantwortet die Frage „was hatten wir zuletzt mit denen zu tun“, ohne dass Sie sich erinnern müssen, wer von uns mit wem gesprochen hat.

Indem Sie an den betroffenen Kontakten den Firmennamen auf eine Schreibweise setzen. Die Akten wachsen dann zusammen; es gibt keinen eigenen Zusammenführen-Knopf, weil die Akte nur eine Ansicht auf die Kontakte ist.

Praktisch: Suchen Sie nach beiden Schreibweisen, markieren Sie die Kontakte der falschen Variante und stellen Sie den Firmennamen um.

Ändern Sie die Kategorie der zugehörigen Kontakte — das steuert, wer künftig angeschrieben wird, und halten Sie den Grund in der Firmennotiz fest.

Löschen Sie nichts. Der Verlauf einer beendeten Kundenbeziehung ist genau das, was man in zwei Jahren sucht, wenn dort jemand neu anfängt und wieder anruft.

Ja — was hier steht, sehen alle im Team.

Das ist gewollt und macht die Notiz nützlich. Es bedeutet aber auch: Bewertungen von Personen, Vermutungen über Zahlungsmoral und alles, was Sie einem Kunden nicht ins Gesicht sagen würden, gehören nicht hinein. Eine Notiz ist im Zweifel Teil einer Auskunft nach der DSGVO.

Über den Firmennamen — dieselbe Verbindung wie bei den Kontakten. In der Akte sehen Sie damit, welche Positionen bei diesem Unternehmen offen sind oder waren.

Zusammen mit den hinterlegten Jobportalen ergibt das die Ansicht, die vor einem Anruf hilft: Was suchen die gerade, und mit wem haben wir dort zu tun?

Anlassbezogen statt turnusmäßig. Der beste Zeitpunkt ist der, an dem Sie ohnehin mit der Firma zu tun haben: nach einem Telefonat, nach einer Antwort, nach einem Rückläufer.

Zwei Auslöser, bei denen es sich immer lohnt:

• Ein harter Rückläufer — die Adresse existiert nicht mehr, oft weil die Person gegangen ist.
• Eine Abwesenheitsnotiz mit Vertretung — dort steht der neue Ansprechpartner, den Sie sonst mühsam suchen.