◫Lizenz und Abrechnung

Der Lizenzschlüssel ist ein signierter Text, aus dem Ihre Instanz Umfang und Laufzeit Ihres Vertrags liest: für welchen Kunden er gilt, welche Edition, wann er ausgestellt wurde und wann er abläuft.

Auf der Übersicht gibt es dafür eine eigene Kachel; sie zeigt Edition und Restlaufzeit im Klartext. Den Schlüssel selbst müssen Sie normalerweise nie anfassen — er wird beim Einrichten hinterlegt und danach von selbst erneuert.

Drei:

• Standard — der Kern: Kontakte, Kampagnen, Vorlagen, Posteingang, Aufgaben.
• Professional — zusätzlich die Module, die darüber hinausgehen: Recherche, Kandidaten, Verträge, Berichte, Webseiten. Welche davon bei Ihnen sichtbar sind, steht in Ihrem Vertrag.
• Self-host — Betrieb auf Ihrer eigenen Infrastruktur statt bei uns.

Welche Edition greift, entscheidet allein der hinterlegte Schlüssel. Ein Modul, das nicht zu Ihrer Edition gehört, erscheint gar nicht erst im Menü — Sie stoßen also nicht auf gesperrte Knöpfe.

In zwei Stufen, und nie mit einem Schlag:

1. Ab dem Ablauftag: Versand und KI pausieren. Alles andere läuft weiter — Sie können sich anmelden, lesen, suchen, bearbeiten, exportieren.
2. Nach 14 Tagen Gnadenfrist: Die Instanz geht in den Lesemodus. Auch dann bleiben Anmeldung, Datenauskunft, Export und Abmeldung immer offen.

Es wird nichts gelöscht, nichts gesperrt, was Sie an Ihre eigenen Daten heranlässt. Das ist Absicht: Eine Software, die Kundendaten als Druckmittel benutzt, wäre im Streitfall nicht haltbar, und wir hätten sie nicht bauen wollen.

In aller Regel gar nicht von Ihnen. Ihre Instanz meldet sich in regelmäßigen Abständen beim Lizenzserver und holt sich dort den erneuerten Schlüssel — sobald der Vertrag verlängert ist, greift das ohne Ihr Zutun.

Zwei Ausnahmen: Bei einem Self-host-Betrieb ohne Verbindung nach außen wird der Schlüssel von Hand hinterlegt. Und wenn der Abgleich längere Zeit nicht durchkommt, können Sie einen zugeschickten Schlüssel selbst eintragen — der jüngere von beiden gewinnt, ein von Hand eingetragener Schlüssel greift also sofort.

Beim Abgleich geht der Zustand der Lizenz hin und zurück: welche Instanz sich meldet, ob ihr Schlüssel noch gültig ist, und in welchem Stand die Software läuft.

Was nicht übertragen wird: keine Kontakte, keine Mailinhalte, keine Kandidaten, keine Dokumente, keine Nutzernamen. Der Abgleich weiß nichts über Ihre Arbeit, sondern nur, dass es Ihre Installation gibt und ob sie lizenziert ist.

Wenn Sie eine Fehlermeldung über den Knopf „Fehler melden“ schicken, ist das etwas anderes: Dort gehen Ihre Beschreibung, die Seite und technische Angaben zum Vorgang mit — sichtbar für Sie, bevor Sie absenden.

Sie bekommen eine vollständige eigene Instanz für 14 Tage — kein Demozugang mit abgeschalteten Funktionen, sondern dieselbe Software, mit der Sie später arbeiten, unter eigener Adresse und mit eigenen Daten.

Drei Tage vor Ende gibt es eine Erinnerung. Danach entscheidet ein Mensch, was geschieht: Es wird nichts automatisch gelöscht und nichts automatisch abgebaut. Übernehmen Sie, läuft dieselbe Instanz mit denselben Daten weiter — Sie fangen nicht von vorn an.

Nichts geschieht stillschweigend. Die Instanz bleibt zunächst bestehen, und der Abbau ist ein Vorgang, den jemand ausdrücklich auslöst — mit vorheriger Ankündigung.

Wenn Sie Ihre Daten mitnehmen wollen, tun Sie es vorher: Kontakte, Firmen und Stellen als CSV, Berichte und Verträge als PDF. Fragen Sie nach, wenn Sie eine vollständige Kopie brauchen.

KI-Auswertungen laufen über einen kostenpflichtigen Dienst; abgerechnet wird nach tatsächlichem Verbrauch, nicht pauschal pro Klick.

Damit das nicht überrascht, gibt es drei Sicherungen:

• Vor dem Klick steht bei kostenpflichtigen Läufen, was höchstens anfallen kann.
• Auf der Übersicht läuft mit, was in diesem Monat zusammengekommen ist.
• Wo ein Budget hinterlegt ist, hält der Lauf an, bevor es überschritten wird.

Was ein einzelner Lauf konkret kostet, hängt von der Textmenge ab — ein Anschreiben ist ein Bruchteil eines Cents, ein vollständiger Lebenslauf mit Bewertung deutlich mehr.

Ja. In der Kundenverwaltung lässt sich je Instanz ein monatliches Budget hinterlegen. Ist es erreicht, werden kostenpflichtige Läufe abgelehnt statt ausgeführt — die übrige Arbeit läuft unberührt weiter.

Das ist die richtige Reihenfolge: erst das Budget, dann die erste große Recherche. Ein Budget, das nach dem teuren Lauf gesetzt wird, hilft nur beim nächsten Mal.

Rechnungen kommen aus der Buchhaltung Ihres Anbieters und nicht aus dem Programm — Aurora bereitet die Abrechnung nur vor.

Auf der Herstellerseite gibt es dafür in der Kundenverwaltung eine Abrechnungsvorschau: Sie zeigt je Kunde, was im Zeitraum zusammengekommen ist, und liefert eine Datei für das Rechnungsprogramm. Als Kunde bekommen Sie die fertige Rechnung auf dem vereinbarten Weg.

Dafür gibt es drei mögliche Gründe, in dieser Reihenfolge zu prüfen:

1. Die Edition. Module außerhalb Ihrer Edition erscheinen nicht.
2. Die Modulwahl Ihrer Instanz. Auch innerhalb einer Edition lässt sich abschalten, was Sie nicht brauchen — ein Menü mit zwanzig ungenutzten Punkten hilft niemandem.
3. Ihre Rolle. Manche Bereiche sehen nur Verwalter.

Was davon zutrifft, weiß Ihr Verwalter; in der Kundenverwaltung ist es je Instanz eingestellt.

Ja. Jede Instanz hat eigene Datenbank, eigene Adresse, eigene Nutzer und eigene Lizenz; sie sehen einander nicht, auch wenn sie auf demselben Server laufen.

Das ist der übliche Weg, wenn zwei Firmenteile getrennt arbeiten sollen oder wenn ein Bereich strengeren Regeln unterliegt. Angelegt wird eine weitere Instanz über die Kundenverwaltung.

Die Kündigung läuft über Ihren Vertrag, nicht über einen Knopf im Programm — dafür gibt es keinen, und zwar bewusst: Eine versehentlich angeklickte Kündigung wäre teuer.

Nach dem Ende greift dasselbe Stufenmodell wie beim Ablauf: erst pausiert der Versand, nach 14 Tagen wird die Instanz lesend. Ihre Daten holen Sie in dieser Zeit heraus; das ist ausdrücklich vorgesehen und wird nicht behindert.

Was für Sie gilt, steht in Ihrem Angebot beziehungsweise Vertrag. In dieser Hilfe stehen bewusst keine Zahlen: Sie wären am Tag der ersten Anpassung falsch, und die Preisgestaltung hängt an Umfang, Nutzerzahl und Betriebsart.

Was Sie hier finden, ist die Erklärung, wofür Kosten entstehen können — die Lizenz selbst, und darüber hinaus verbrauchsabhängig KI-Auswertungen und bezahlte Recherchen.

Jeder, der die Übersicht sieht — die Kachel steht dort neben Betrieb und Postfach.

Das ist Absicht: Eine ablaufende Lizenz betrifft alle, die mit dem System arbeiten, und soll nicht erst auffallen, wenn der Versand steht. Wer sie ändern kann, ist eine andere Frage — das läuft über den Anbieter.

Rechnen Sie mit zwei Wochen, nicht mit zwei Tagen. Die Kachel zeigt die Restlaufzeit; sobald dort ein einstelliger Tageswert steht, gehört das Thema auf den Tisch.

Es geht dabei nicht um die Technik — ein neuer Schlüssel greift sofort —, sondern der Vorgang drumherum: Angebot, Freigabe, Bestellung. Das dauert in den meisten Häusern länger als der Rest.

Anmeldung, Datenauskunft, Export und Abmeldung bleiben immer offen — auch nach Ablauf der Gnadenfrist.

Praktisch heißt das: Sie kommen an alle Ihre Daten, können sie ansehen und herausholen, und Empfänger können sich weiterhin abmelden. Was ruht, ist das Hinausgehende: Versand und KI.

Diese Aufteilung ist bewusst so gebaut. Eine Software, die im Streitfall den Zugang zu den eigenen Daten sperrt, wäre nicht haltbar.

Drei Dinge, weil nichts von selbst wieder anläuft:

1. Die Kachel auf der Übersicht — steht dort die neue Laufzeit?
2. Die Kampagnen — pausierende laufen nicht von selbst weiter. Sehen Sie nach und setzen Sie sie fort.
3. Die Automatiken, sofern Sie welche nutzen (Bewerbungen, Recherche).

Punkt 2 ist der, den man übersieht: Der Versand ruht dann weiter, obwohl die Lizenz längst wieder gilt.

Was Ihr Vertrag umfasst — Nutzerzahl, Module, Laufzeit —, steht im Vertrag und steckt im Schlüssel. Aurora selbst zählt keine Zugänge nach.

Praktisch heißt das: Zugänge anzulegen ist technisch jederzeit möglich; ob es vertraglich gedeckt ist, wissen Sie und Ihr Anbieter. Ein Blick in die Nutzerliste auf der Übersicht sagt Ihnen, wie viele es tatsächlich sind — und wie viele davon nie angemeldet waren.