◈Begriffe, kurz erklärt

Ein Adressbuch, das sich merkt, was war.

Der englische Begriff steht für Kundenbeziehungsmanagement. Praktisch besteht ein CRM aus vier Dingen:

• Kontakte — wer.
• Historie — was war: Gespräche, Mails, Notizen.
• Wiedervorlagen — was noch kommt.
• Ansprache — Serienmails an eine Auswahl.

Was es Ihnen bringt: Sie müssen sich nichts merken und nichts suchen. Und mehrere Menschen sehen dasselbe.

Was Sie dafür tun müssen: nach jedem Gespräch zwei Sätze notieren. Das ist der ganze Preis — und der Grund, warum die meisten Einführungen scheitern.

Ein Redaktionssystem für Websites: Sie pflegen Texte und Bilder, die Software baut daraus die Seiten.

Der Unterschied zur handgeschriebenen Website: Sie brauchen keine Kenntnisse in HTML, und mehrere Menschen können arbeiten, ohne sich in die Quere zu kommen.

Der Unterschied zu einem Baukasten wie WIX: Inhalte und Gestaltung sind getrennt. Sie können die Gestaltung wechseln, ohne die Texte neu zu schreiben, und die Texte ändern, ohne die Gestaltung zu gefährden.

Was Sie tun müssen: die Inhalte pflegen. Alles andere macht das System.

Ein Eintrag im DNS Ihrer Domain, der sagt: Diese Server dürfen in meinem Namen Mails verschicken.

Warum es Sie betrifft: Ohne SPF stufen Mailanbieter Ihre Mails als verdächtig ein — sie landen im Spam oder werden abgewiesen. Gmail und Yahoo verlangen es seit 2024 ausdrücklich von jedem, der größere Mengen versendet.

Was zu tun ist: einmal einen TXT-Eintrag setzen lassen, bei dem Anbieter, wo Ihre Domain verwaltet wird. Aurora zeigt Ihnen den Wert; Ihr Anbieter trägt ihn ein.

Eine Falle: Ein SPF-Eintrag darf höchstens zehn Abfragen auslösen. Wer mehrere Versanddienste einträgt, reißt die Grenze, und dann wirkt der ganze Eintrag nicht mehr.

Eine digitale Unterschrift unter jeder Mail, die Sie verschicken. Der Empfangsserver prüft damit, ob die Mail wirklich von Ihnen kommt und unterwegs nicht verändert wurde.

Warum das für Sie zählt: Wie SPF ist es eine Voraussetzung dafür, dass Ihre Mails ankommen — und es ist die Grundlage für DMARC.

So gehen Sie vor: einen Eintrag im DNS setzen lassen. Der Wert ist lang und sieht kryptisch aus; er wird einmal kopiert und dann nie wieder angefasst.

Der Unterschied zu SPF in einem Satz: SPF sagt, wer senden darf. DKIM beweist, dass die Mail unverändert von dort kommt.

Die Anweisung, was ein Empfangsserver tun soll, wenn SPF oder DKIM nicht stimmen, und die Adresse, an die er Berichte darüber schickt.

Drei mögliche Anweisungen:

• none — nichts tun, nur berichten. Der Einstieg.
• quarantine — in den Spam-Ordner.
• reject — abweisen.

Der Ablauf: Fangen Sie mit none an und sehen Sie sich die Berichte an. Erst wenn Sie sicher sind, dass alle Ihre Versandwege sauber sind, verschärfen Sie.

Warum nicht sofort reject: Wenn ein Versandweg übersehen wurde — die Buchhaltungssoftware, ein Newsletter-Dienst —, kommen dessen Mails ab sofort nirgends mehr an.

Das Telefonbuch des Internets: Es übersetzt einen Namen wie ihre-firma.de in die Adresse des Servers, auf dem die Seite liegt.

Weshalb Sie das angeht: Fast alles, was mit Ihrer Domain zu tun hat, ist ein DNS-Eintrag — die Website, das Mailpostfach, die Zustellbarkeitseinträge.

Ihr Vorgehen: in der Regel nichts, außer wenn etwas eingerichtet oder umgezogen wird. Dann werden Einträge gesetzt, meist von Ihrem Domainanbieter.

Zwei Dinge, die man wissen sollte:

• Änderungen brauchen Zeit — bis zu 48 Stunden, meist deutlich weniger.
• Ein falscher Eintrag kann Website und Mail lahmlegen. Machen Sie vorher ein Bildschirmfoto der bestehenden Einträge.

Das zweistufige Verfahren, mit dem eine Einwilligung nachweisbar wird:

1. Jemand trägt sich ein.
2. Er bekommt eine Mail und bestätigt darin.
3. Erst dann ist er angemeldet.

Warum es Sie betrifft: Ohne die zweite Stufe können Sie nicht beweisen, dass die Person selbst zugestimmt hat — jeder könnte eine fremde Adresse eintragen. Im Streitfall liegt die Beweislast bei Ihnen.

Was zu tun ist: Das Verfahren nutzen und das Protokoll aufbewahren — wann, von welcher Adresse, mit welchem Text.

Und: Die Bestätigungsmail selbst darf keine Werbung enthalten. Sonst ist sie ihrerseits eine unerlaubte Werbemail.

Ein Widerspruch: Die Person will keine Werbung mehr. In Aurora ist das eine Sperre am Kontakt — er wird aus jedem Versand herausgenommen.

Warum das für Sie zählt: Ein Widerspruch gilt sofort, dauerhaft und formlos. Er muss nicht über einen Abmeldelink kommen und nicht begründet werden.

So gehen Sie vor:

• Sperre setzen, sobald ein Widerspruch Sie erreicht.
• Nicht löschen — Sie brauchen den Eintrag, damit die Adresse beim nächsten Import nicht wieder in der Liste steht.
• Kurz bestätigen, ohne Rückgewinnungsversuch.

Persönliche Nachrichten bleiben möglich: Die Sperre gilt der Werbung, nicht dem Menschen.

Ein Rückläufer: Die Mail konnte nicht zugestellt werden.

Zwei Arten, und der Unterschied ist wichtig:

• Hart — die Adresse existiert nicht. Endgültig.
• Weich — vorübergehend: Postfach voll, Server nicht erreichbar, Mail zu groß.

Weshalb Sie das angeht: Harte Rückläufer schaden Ihrem Absenderruf. Mailanbieter werten wiederholte Zustellversuche an nicht existierende Adressen als Zeichen für eine gekaufte Liste, und stufen Ihre künftigen Mails schlechter ein.

Der Ablauf: Harte Rückläufer sofort aussortieren. Weiche beobachten und nach dem dritten Mal ebenfalls.

Die Zustellrate sagt, wie viele Ihrer Mails vom Empfangsserver angenommen wurden. Sie ist eine harte Zahl.

Die Öffnungsrate wird in Aurora bewusst nicht gemessen — aus zwei Gründen:

1. Sie funktioniert über ein unsichtbares Bild, das beim Anzeigen geladen wird. Das ist eine Verarbeitung, die eine Einwilligung braucht.
2. Sie stimmt nicht mehr. Mailanbieter laden Bilder vorab auf eigenen Servern — eine „Öffnung“ bedeutet dann nur, dass ein Rechenzentrum das Bild geholt hat.

Was Sie stattdessen ansehen: die Antwortquote. Eine Antwort ist ein Beweis, eine Öffnung eine Vermutung.

Die drei Wege, wie ein Programm mit einem Mailpostfach spricht:

• IMAP — Nachrichten lesen, wobei sie auf dem Server bleiben. Der Normalfall heute.
• SMTP — Nachrichten verschicken.
• POP3 — Nachrichten abholen und vom Server löschen. Veraltet; bei mehreren Geräten führt es zu Ärger.

Warum es Sie betrifft: Beim Verbinden eines Postfachs kann nach diesen Angaben gefragt werden. Bei den gängigen Anbietern erkennt Aurora sie selbst.

Ihr Vorgehen: In der Regel nichts außer der Mailadresse. Wenn doch gefragt wird, stehen die Werte in der Hilfe Ihres Mailanbieters, und die dazugehörigen Portnummern gleich daneben.

Ein zusätzliches Kennwort, das Sie für ein bestimmtes Programm erzeugen — statt Ihres eigentlichen Kennworts.

Warum es das gibt: Wenn Sie Zwei-Faktor-Anmeldung nutzen (und das sollten Sie), kann ein Programm sich nicht mit Kennwort allein anmelden. Das App-Kennwort ist der Ersatz.

Was zu tun ist: Im Mailkonto ein App-Kennwort erzeugen, es einmal in Aurora eintragen, danach vergessen. Es ist nur für diese eine Verbindung gültig und lässt sich einzeln zurückziehen.

Der Vorteil gegenüber dem Hauptkennwort: Wenn Sie die Verbindung beenden wollen, widerrufen Sie das App-Kennwort — Ihr eigenes bleibt unberührt.

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag — der Vertrag mit jedem Dienstleister, der in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet.

Warum das für Sie zählt: Sie brauchen ihn nach Art. 28 DSGVO, und zwar vor dem ersten Zugriff. Er ist eines der ersten Dokumente, nach denen eine Aufsichtsbehörde oder eine IT-Abteilung fragt.

Wen es betrifft: den Betreiber Ihres Systems, den Mailversand, KI-Dienste, Suchdienste, oft auch Ihren Steuerberater und die IT-Betreuung.

So gehen Sie vor: Für jeden Dienst einen abschließen und ablegen. Aurora erzeugt Ihnen einen für Ihre eigenen Kunden, falls Sie selbst als Auftragsverarbeiter tätig werden.

Eine eigene, abgeschlossene Ausfertigung des Programms — mit eigener Adresse, eigener Datenbank und eigenen Zugängen.

Weshalb Sie das angeht: Ihre Daten liegen nicht mit denen anderer Kunden in einem Topf. Was in Ihrer Instanz passiert, bleibt dort.

Praktische Folgen:

• Ein Zugang gilt für eine Instanz. Wer mit zweien arbeitet, braucht zwei.
• Daten wandern nicht von selbst zwischen Instanzen. Ein Kontakt in der einen ist in der anderen nicht vorhanden.
• Aktualisierungen kommen je Instanz.

Wenn Sie mit mehreren arbeiten — etwa als Agentur für mehrere Kunden —, prüfen Sie vor jeder Änderung, in welcher Sie gerade sind.

Der Platz einer Mail in einer Abfolge: Erstkontakt, 1. Nachfassen, 2. Nachfassen.

Warum es das gibt: Eine einzelne Mail wird selten beantwortet. Der Ertrag entsteht durch das systematische, zeitversetzte Nachfassen, und dafür braucht jede Stufe einen eigenen Text.

Das ist Pflicht: je Stufe eine Vorlage anlegen. Wer dreimal dieselbe Mail schickt, bekommt beim dritten Mal Abmeldungen.

Und der Abstand gehört dazu: fünf bis sieben Tage bis zur ersten Nachfassung, zehn bis vierzehn bis zur zweiten. Danach ist Schluss — wer dreimal nicht antwortet, antwortet auch beim vierten Mal nicht.

Eine Stelle in einer Vorlage, an der beim Versand die Angabe des jeweiligen Empfängers eingesetzt wird — Anrede, Name, Firma.

Warum es Sie betrifft: Ein Platzhalter macht aus einem Serienbrief eine Mail, die persönlich wirkt. Und ein leerer Platzhalter macht das Gegenteil: „Sehr geehrte/r ,“ entwertet die ganze Mail.

Der Ablauf:

• Nur Platzhalter verwenden, deren Felder gefüllt sind.
• Vor jedem Versand die Empfängerliste prüfen — die Vorschau mit einem echten Kontakt zeigt es sofort.
• Sich überlegen, was passieren soll, wenn ein Feld leer ist.

Weniger Platzhalter sind sicherer als mehr.

Eine Verabredung mit sich selbst: an einem bestimmten Tag bei einer bestimmten Person nachfassen.

Der Unterschied zur Aufgabe: Eine Aufgabe ist etwas, das zu tun ist. Eine Wiedervorlage hängt an einem Kontakt und bedeutet: sich dort wieder melden.

Warum sie das wichtigste Werkzeug im Vertrieb ist: Der größte Teil des Umsatzes entsteht nicht beim ersten Kontakt, sondern beim dritten oder vierten — und ohne Wiedervorlage findet der nicht statt.

Ihr Vorgehen: Bei jedem Gespräch, das nicht abgeschlossen ist, sofort eine setzen. Mit Datum und einem Satz, worum es ging. Nicht am Abend, nicht am Freitag — sofort.

• Kategorie: eine Einordnung, die einen Kontakt beschreibt und selten wechselt. Jeder Kontakt hat genau eine. Danach wählen Sie Empfänger aus.
• Schlagwort: eine freie Markierung, mehrere je Kontakt möglich. Für alles, was quer dazu liegt.

Der Prüfstein für eine Kategorie: Würde ich an diese Gruppe eine andere Mail schreiben? Wenn ja, Kategorie. Wenn nein, Schlagwort.

Beispiele:

• Kategorie: Bestandskunde, Interessent, Lieferant.
• Schlagwort: „Messe Leipzig 2026“, „Weihnachtskarte“, „spricht Englisch“.

Wenige Kategorien, beliebig viele Schlagwörter — so bleibt beides brauchbar.

Speichern sichert Ihre Änderung — für Sie. Veröffentlichen macht sie für Besucher sichtbar.

Das gilt in AURALIS und ist der häufigste Grund für die Meldung „meine Änderung ist nicht zu sehen“.

Warum es zwei Schritte sind: Damit Sie eine Seite in Ruhe umbauen können, ohne dass Besucher einen halbfertigen Zustand sehen. Und damit jemand anderes prüfen kann, bevor es öffentlich wird.

Was zu tun ist: Nach dem Speichern veröffentlichen. Und danach in einem privaten Fenster nachsehen — dort sehen Sie, was Ihre Besucher sehen.

In AURA ist es anders: Dort ist Speichern gleich Veröffentlichen. Das ist Absicht, weil AURA für schnelle Richtigstellungen gedacht ist.

Das Wort hat in AURALIS zwei Bedeutungen — deshalb wird es leicht verwechselt:

1. Ein Abschnittstyp. Held, Text, Kartenraster, Galerie. Davon gibt es 26, und aus ihnen bauen Sie eine Seite.
2. Ein wiederverwendbarer Abschnitt, den Sie einmal pflegen und auf mehreren Seiten einsetzen. Eine Änderung wirkt überall.

Woran Sie erkennen, welche Bedeutung gemeint ist: Bedeutung 1 wählen Sie beim Hinzufügen eines Abschnitts. Bedeutung 2 finden Sie unter dem Menüpunkt Bausteine.

Was Sie tun sollten: Bedeutung 2 nutzen, sobald derselbe Abschnitt zum dritten Mal gebraucht wird — Kontaktblock, Öffnungszeiten, Spendenaufruf.

• Domain ist die Adresse — ihre-firma.de. Sie mieten sie jährlich.
• Hosting ist der Ort, an dem die Website liegt.

Warum das für Sie zählt: Beides kann bei verschiedenen Anbietern liegen, und beim Umzug wird meist nur eines geändert.

Was daraus folgt:

• Die Domain gehört Ihnen und lässt sich mitnehmen. Prüfen Sie, dass sie auf Ihren Betrieb eingetragen ist und nicht auf einen Dienstleister.
• Das Hosting wechseln heißt: den DNS-Eintrag auf den neuen Ort zeigen lassen.
• Die Mail hängt an derselben Domain, aber an anderen Einträgen — deshalb kann man die Website umziehen, ohne die Mail zu berühren.

Wer die Domain hat, hat die Kontrolle. Das ist die praktisch wichtigste Folgerung.

Dass eine Website sich an die Bildschirmgröße anpasst — am Handy anders aussieht als am Rechner, ohne dass es zwei Websites gibt.

Weshalb Sie das angeht: Mehr als die Hälfte Ihrer Besucher kommt vom Handy. Eine Seite, die dort nicht funktioniert, verliert die Mehrheit.

Daran führt kein Weg vorbei: nichts einrichten — das ist eingebaut. Aber prüfen, und zwar am echten Gerät:

• Ist die Überschrift noch lesbar oder bricht sie auf vier Zeilen?
• Sind die Buttons mit dem Daumen treffbar?
• Ist die Telefonnummer anklickbar?
• Werden Bilder sinnvoll beschnitten?

Fünf Minuten nach jedem größeren Umbau.

Die Beschreibung eines Bildes in Worten — für Menschen, die es nicht sehen können, und für Suchmaschinen, die es nicht sehen können.

Warum es Sie betrifft:

• Barrierefreiheit. Ein Screenreader liest den Alt-Text vor. Ohne ihn ist das Bild für blinde Nutzer nicht vorhanden.
• Suchmaschinen verstehen Bilder nur über Text.
• Wenn ein Bild nicht lädt, steht der Alt-Text an seiner Stelle.

So gehen Sie vor: Beschreiben, was zu sehen ist — kurz und sachlich. „Frisch verputzte Fassade eines Mehrfamilienhauses“ statt „Bild1“ oder „Fassade schön“.

Rein dekorative Bilder brauchen keinen Alt-Text; alles, was etwas aussagt, schon.

Eine lokale Kopie, die Ihr Browser anlegt, damit eine Seite beim nächsten Mal schneller lädt.

Warum das für Sie zählt: Er ist die Ursache für die häufigste Verwirrung überhaupt — Sie sehen noch die alte Fassung, obwohl Sie geändert und veröffentlicht haben.

Der Ablauf:

• Hart neu laden: Strg + Umschalt + R (Mac: Cmd + Umschalt + R).
• Privates Fenster: Dort ist kein Zwischenspeicher — was Sie dort sehen, sehen auch Ihre Besucher.

Und wenn nach einer Wartung seltsame Fehlermeldungen erscheinen — etwas mit „DOCTYPE“ oder „unexpected token“ —, ist es fast immer derselbe Grund: Der Browser hat während der Wartung eine Hinweisseite gespeichert und liefert sie weiter aus.