◐Für Einzelunternehmer

Ja — aber aus einem anderen Grund als bei einem Team.

Bei einem Team geht es darum, dass alle dasselbe sehen. Bei Ihnen geht es um Ihr Gedächtnis:

• Was habe ich mit diesem Kunden vor acht Monaten besprochen?
• Wem wollte ich mich noch einmal melden?
• Wer hat gesagt „im Herbst wieder“?

Das ist der Punkt, an dem Zettel und Kopf versagen — nicht bei zehn Kunden, aber bei zweihundert.

Ab wann es sich rechnet: wenn Sie mehr Kontakte haben, als Sie sich merken können, und wenn zwischen Erstkontakt und Auftrag mehr als ein paar Tage liegen.

Wann eher nicht: wenn Sie fünf Großkunden haben, mit denen Sie täglich sprechen. Dann ist ein CRM Verwaltungsaufwand ohne Nutzen.

Drei Dinge — mehr braucht es nicht, und weniger trägt nicht:

1. Kontakt anlegen, wenn jemand neu dazukommt. Sofort, nicht sammeln.
2. Zwei Sätze notieren nach jedem Gespräch, das mehr war als eine Terminabsprache.
3. Wiedervorlage setzen, wenn etwas offen bleibt.

Zusammen: etwa eine Minute je Vorgang.

Alles andere — Kategorien, Kampagnen, Auswertungen — ist Kür. Sie können ein Jahr lang nur diese drei Dinge tun und haben danach etwas, das trägt.

Was Sie sich nicht vornehmen sollten: die perfekte Datenpflege. Ein Bestand mit lückenhaften Kategorien und guten Notizen ist mehr wert als einer mit perfekten Kategorien und ohne Notizen.

Realistisch:

• Eine Minute je Vorgang für Notiz und Wiedervorlage.
• Fünf Minuten morgens für den Blick auf das, was heute ansteht.
• Eine Stunde im Quartal für Aufräumen und Durchsehen.

Zusammen etwa zwei bis drei Stunden im Monat — bei einem Betrieb, der täglich Kundenkontakt hat.

Dem steht gegenüber, was Sie sparen: die Suche nach Notizen, die doppelte Nachfrage, der vergessene Rückruf, der Kunde, den Sie zwei Jahre nicht angesprochen haben.

Was Zeit frisst und nichts bringt: Kategorien immer wieder umbauen, Auswertungen, die niemand liest, und Kampagnen, deren Antworten Sie nicht nachbearbeiten können.

Nehmen Sie sich nur vor, was Sie im schlechtesten Monat auch schaffen.

Die Frage, die niemand gern stellt und die bei Einzelunternehmen die wichtigste ist.

Was Sie vorbereiten sollten — es kostet einen halben Tag:

• Ein zweiter Zugang für eine Vertrauensperson. Nicht Ihr Kennwort weitergeben, sondern ein eigener Zugang, der bereitliegt.
• Zugangsdaten in einem Kennwortspeicher, mit einem Notfallzugang. Domain, Postfach, Bank, Steuerberater.
• Eine Seite Papier: Wer ist zu informieren, wo liegt was, welche Termine sind kritisch.
• Wo diese Seite liegt — und wer davon weiß.

Der praktische Nebeneffekt: Dieselbe Vorbereitung hilft auch bei einem längeren Urlaub, bei einem Krankenhausaufenthalt und irgendwann bei der Übergabe des Betriebs.

Wer allein arbeitet, hat kein Team, das einspringt. Das ist ein Grund mehr, es aufzuschreiben, nicht weniger.

Dann ist ein gepflegter Bestand ein erheblicher Teil dessen, was Sie übergeben — und oft der Teil, der den Wert ausmacht.

Was einen Bestand übergabefähig macht:

• Notizen, die ein Fremder versteht. Keine Abkürzungen, keine Anspielungen.
• Herkunft und Historie, damit ein Nachfolger weiß, warum jemand Kunde ist.
• Wiedervorlagen mit Anlass, nicht nur mit Datum.
• Saubere Rechtsgrundlagen. Ein Bestand, dessen Herkunft unklar ist, ist bei einer Übernahme ein Risiko, kein Vermögen.

Eine Frage noch, die vor jeder Übergabe steht: Darf der Bestand überhaupt übergehen? Bei einem Verkauf des Betriebs ist das meist möglich; bei besonderen Berufen und bei Einwilligungen, die auf Sie persönlich lauten, nicht ohne Weiteres.

Wer daran denkt, während er pflegt, hat später keine Arbeit damit.

Bauen: gern machen lassen. Pflegen: selbst.

Das ist die Trennung, die sich bewährt hat, und sie hat einen praktischen Grund: Eine Öffnungszeit, für die Sie eine Mail schreiben und drei Tage warten müssen, wird nicht geändert. Nach zwei Jahren stimmt die halbe Seite nicht mehr.

Was Sie selbst können sollten:

• Texte ändern.
• Öffnungszeiten und Erreichbarkeit anpassen.
• Preise aktualisieren.
• Ein Foto tauschen.

Genau dafür ist der Bearbeiter direkt auf der Seite gedacht — er setzt nichts voraus.

Wenn Sie alles selbst machen wollen: Das geht, und der Assistent nimmt Ihnen die Struktur ab. Rechnen Sie mit einem Arbeitstag, verteilt über zwei Wochen.

In kleinen, festen Portionen — nicht in Blöcken, für die nie Zeit ist.

Was bei Einzelunternehmern funktioniert:

• Ein fester Termin alle zwei Wochen, zwei Stunden, im Kalender. Wie ein Kundentermin.
• Kleine Kampagnen, 50 bis 100 Empfänger. Mehr können Sie nicht nachbearbeiten.
• Wiedervorlagen als Motor. Wer die abarbeitet, macht Akquise, ohne dass es sich danach anfühlt.
• Unterwegs erfassen. Nach einem Termin im Auto zwei Sätze notieren — das geht am Handy.

Was nicht funktioniert: Akquise, wenn Zeit ist. Zeit ist nie.

Und das Wichtigste: Nicht aufhören, wenn es gut läuft. Der Fehler, der jeden Einzelbetrieb in Wellen wirft, ist die Akquise, die eingestellt wird, sobald die Auftragsbücher voll sind.

Alles, was kurz ist, und das ist erstaunlich viel:

• Kontaktakte ansehen vor einem Termin. Die zwei Minuten im Auto sind der beste Einsatz überhaupt.
• Notiz nach dem Termin. Sofort, bevor der nächste kommt.
• Wiedervorlage setzen.
• Wiedervorlagen abhaken.
• Anrufen — die Nummer ist anklickbar.

Was Sie sich für den Schreibtisch aufheben sollten:

• Kampagnen scharfschalten.
• Vorlagen schreiben.
• Daten übernehmen.
• Alles, was eine Entscheidung mit Folgen ist.

Legen Sie sich ein Symbol auf den Startbildschirm — dann ist es einen Fingertipp entfernt, und genau das entscheidet, ob die Notiz entsteht oder nicht.

Fast alles außer Kontakten, Notizen und Wiedervorlagen. Namentlich:

• Feingliedrige Kategorien. Drei reichen.
• Auswertungen und Berichte. Bei Ihrer Größe sehen Sie mit bloßem Auge, wie es läuft.
• Mehrstufige Kampagnen, solange Sie einzeln anschreiben.
• Aufgabenlisten, wenn Wiedervorlagen genügen.
• Alle Zusatzmodule, die Sie nicht aus einem konkreten Anlass brauchen.

Und blenden Sie aus, was Sie nicht benutzen. Eine Seitenleiste mit zwanzig Einträgen, von denen Sie vier brauchen, kostet jeden Tag Aufmerksamkeit.

Der Grundsatz: Ein System, das Sie zu 20 % benutzen und täglich öffnen, ist besser als eines, das Sie zu 100 % einrichten und nach vier Wochen meiden.

Sechs Dinge, und alle sind an einem Vormittag erledigt:

1. Impressum auf der Website, vollständig.
2. Datenschutzerklärung, die zu dem passt, was Ihre Seite tut.
3. Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Betreiber Ihres Systems.
4. Verarbeitungsverzeichnis — eine Tabelle mit wenigen Zeilen.
5. Rechtsgrundlage klären, bevor Sie Werbung verschicken.
6. Widersprüche beachten und Anfragen innerhalb eines Monats beantworten.

Was Sie nicht brauchen, wenn Sie allein arbeiten: eine datenschutzbeauftragte Person. Die Schwelle liegt bei zwanzig ständig mit Datenverarbeitung befassten Personen — es sei denn, Sie verarbeiten besonders geschützte Daten in großem Umfang.

Was viele überrascht: Punkt 4 gilt auch für Einzelunternehmen, sobald die Verarbeitung nicht nur gelegentlich erfolgt.

Drei Dinge, und man sollte sie vorher wissen:

1. Aus Gewohnheit wird Absprache. Was Sie im Kopf hatten, muss aufgeschrieben werden — was in eine Notiz gehört, was eine Kategorie bedeutet, wer wen anspricht.
2. Rollen werden nötig. Nicht jeder braucht alles. Wer telefoniert und notiert, muss keine Kampagne scharfschalten dürfen.
3. Die Datenqualität wird sichtbar. Was Sie sich bisher zusammengereimt haben, muss jetzt dastehen.

Der praktische Rat: Fangen Sie zwei Monate vorher an. Notizen so schreiben, dass ein Fremder sie versteht. Kategorien so vergeben, dass sie erklärbar sind.

Und richten Sie von Anfang an einen eigenen Zugang ein, statt Ihren zu teilen. Das ist die Gewohnheit, die man später nur schwer wieder loswird.

Fünf, und alle haben denselben Kern — zu viel auf einmal:

1. Zu groß einsteigen. Alle Module, alle Kategorien, die ganze Adressliste. Nach drei Wochen fasst es niemand mehr an.
2. Keine Notizen. Der Fehler, der erst nach Monaten weh tut und dann nicht aufzuholen ist.
3. Akquise in Wellen. Wenn die Auftragsbücher voll sind, wird sie eingestellt — und drei Monate später fehlt der Nachschub.
4. Alles im Kopf. Zugangsdaten, Absprachen, Termine. Bis etwas passiert.
5. Zu spät anfangen. Ein Bestand baut sich über Jahre auf. Wer erst anfängt, wenn er ihn braucht, hat ihn nicht.

Was gegen alle fünf hilft, ist dasselbe: klein anfangen, täglich dranbleiben, wenig vornehmen.