≡Ordnung in den Daten

Weil in diesen Programmen fast alles daran hängt. Drei Beispiele, die dieselbe Ursache haben:

• Eine Kampagne erreicht die falschen Leute — weil die Kategorien nicht stimmen.
• Die Standortkarte bleibt leer — weil die Postleitzahl beim Import nicht zugeordnet wurde.
• Der KI-Match findet nichts — weil Rollen und Fähigkeiten dünn gepflegt sind.

Keines davon ist ein Softwarefehler. Zehn Minuten Ordnung sparen jede Woche Handarbeit.

Fünf, die zusammen genügen, und die man auf eine halbe Seite schreiben kann:

1. Schreibweise von Firmennamen. Eine Variante erzeugt eine getrennte Akte.
2. Welche Kategorien es gibt und was sie bedeuten.
3. Wer Kontakte anlegt — am besten alle, sonst entstehen Schattenlisten.
4. Was in die Notiz gehört und was in ein Feld: Wonach gefiltert wird, gehört in ein Feld.
5. Wann eingeteilt wird — direkt nach dem Import, nicht „später“.

Schreiben Sie es auf. Eine Absprache, die nur besprochen wurde, gilt bis zum ersten Urlaub.

Legen Sie eine Regel fest und halten Sie sich daran. Bewährt hat sich: so, wie die Firma sich selbst schreibt, mit Rechtsform, ohne Zusätze.

Was Sie vermeiden sollten, weil es getrennte Akten erzeugt:

• Umlaute mal als „ü“, mal als „ue“.
• Rechtsform mal mit, mal ohne Punkte.
• Standortzusätze bei manchen, bei anderen nicht.

Prüfen Sie bei Verdacht über die Suche nach beiden Varianten — die Akten wachsen zusammen, sobald der Name vereinheitlicht ist.

Mit drei Gewohnheiten:

• Vor dem Anlegen suchen. Ein Teilwort genügt; gesucht wird über den gesamten Bestand.
• Beim Import auf die Mailadresse achten — daran werden vorhandene Kontakte erkannt und ergänzt statt überschrieben.
• Nach jedem Import eine Stichprobe. Wenn die Zahl der neuen Kontakte höher ist als erwartet, sind meist Dubletten entstanden.

Entstandene Dubletten führen Sie zusammen; behalten Sie dabei den Datensatz mit dem längeren Verlauf.

Drei, und alles Weitere ist Zugabe:

• E-Mail — ohne sie kommt der Kontakt in keiner Kampagne vor.
• Anrede — fehlt sie, greift die neutrale Form aus der Vorlage, und das fällt beim Empfänger auf.
• Eine Kategorie — ohne sie ist der Kontakt für die Zielgruppenauswahl unsichtbar.

Auf der Übersicht sehen Sie den Unterschied zwischen Bestand und „anschreibbar“. Ist die Lücke groß, fehlen meist Mailadressen aus einem alten Import.

Weil die Standortkarten exakt über die Postleitzahl zugeordnet werden. Fehlt sie, fehlt der Kontakt auf der Karte — nicht weil es ihn nicht gibt, sondern weil er nicht verortet werden kann.

Der klassische Fall: Beim Import stand „01129 Dresden“ in einer Spalte, und die Zuordnung ist gescheitert. Postleitzahl und Ort gehören in getrennte Spalten.

Wenn eine Karte leer bleibt, ist das fast immer die Erklärung — nicht ein Fehler in der Auswertung.

An vier Anzeichen, die Ihnen das System selbst liefert:

• Harte Rückläufer häufen sich — die Adresse existiert nicht mehr, oft weil die Person gegangen ist.
• Abwesenheitsnotizen mit Vertretung nennen den neuen Ansprechpartner.
• Verfügbarkeitsangaben bei Kandidaten, die seit Monaten unverändert sind.
• Eine große Lücke zwischen Bestand und „anschreibbar“.

Alle vier sind Anlässe zur Pflege — und alle vier tauchen im Alltag ohnehin auf. Nutzen Sie sie, statt einen Pflegetag anzusetzen, der nie stattfindet.

Eine benannte Person für die Regeln — Kategorien, Schreibweisen, Struktur —, und alle für die Inhalte.

Der häufigste Fehler ist die Umkehrung: Wenn nur eine Person Kontakte anlegen darf, entstehen Schattenlisten in privaten Postfächern, und die sind schlimmer als ein unordentliches Adressbuch.

Was funktioniert: alle dürfen anlegen, eine Person räumt auf und entscheidet im Zweifel.

Vorher: 1. Kopfzeile vorhanden, eine Angabe je Spalte? 2. Keine Zwischenüberschriften und keine Summenzeile? 3. Trockenlauf gemacht — passen die Zahlen zur Erwartung?

Nachher, am selben Tag: 1. Stichprobe: drei Kontakte öffnen, stehen die Werte richtig? 2. Einteilen: Kategorie oder Schlagwort setzen. 3. Gesamtzahl mit dem Trockenlauf vergleichen.

Punkt 3 der zweiten Liste ist der, der Fehler aufdeckt, und 24 Stunden lang lässt sich jede Übernahme zurücknehmen.

Nach einer einzigen Prüffrage: Wen will ich eines Tages gemeinsam anschreiben?

Was daraus folgt:

• Kategorie = die Rolle im Geschäft (Kunde, Interessent, Lieferant). Eine je Kontakt.
• Schlagwort = alles Weitere (Branche, Messe, Herkunft). Mehrere je Kontakt.
• Wenige, klar geschnittene schlagen viele feine. Acht Schlagworte funktionieren, achtzig sind ein Suchproblem.

Und die Falle, die es zu kennen gilt: Eine Kampagne mit leerer Kategorieauswahl versendet nicht an niemanden — der Versand an alle braucht ein eigenes Häkchen, und die Empfängerzahl in der Rückfrage ist die verlässliche Angabe.

Aus zwei Gründen, und der zweite ist der wichtigere:

• Auswertung: Nur so lässt sich sagen, welche Quelle brauchbare Kontakte liefert und welche nur Rauschen.
• Nachweis: Wenn jemand fragt, woher Sie seine Daten haben — oder sich beschwert —, ist das Import-Protokoll die Antwort. Jede Übernahme bleibt mit Ergebnis stehen, auch eine zurückgenommene.

Praktisch: je Quelle eine eigene Datei einlesen und direkt danach ein Schlagwort setzen. Das kostet dreißig Sekunden und ist im Ernstfall unbezahlbar.

Hinein gehört, was einem Kollegen im nächsten Gespräch hilft: „ruft lieber vormittags an“, „entscheidet nicht allein“, „Projekt läuft bis März“.

Nicht hinein gehören: Bewertungen von Personen, Vermutungen über Zahlungsmoral, alles, was Sie der betroffenen Person nicht zeigen würden.

Der Grund ist nicht Höflichkeit: Notizen können Teil einer Datenauskunft sein. Und was hier steht, sehen ohnehin alle im Team.

Selten. Ein angesetzter Pflegetag findet meist nicht statt, und wenn doch, hält das Ergebnis vier Wochen.

Was funktioniert, sind Anlässe: nach jedem Import einteilen, nach jedem Rückläufer prüfen, nach jedem Telefonat die Notiz. Fünf Minuten dort, wo Sie ohnehin sind, schlagen einen Tag im Quartal.

Der einzige Fall, in dem sich ein Block lohnt: einmal am Anfang, wenn Bestände aus mehreren Listen zusammengeführt werden. Danach nie wieder.

An vier Zahlen, die alle auf der Übersicht stehen:

1. Bestand gegen „anschreibbar“ — wie viel Ihres Adressbuchs ist erreichbar?
2. Rückläuferquote — wie gut sind die Adressen?
3. Kategorienverteilung — gibt es Gruppen, die Sie tatsächlich anschreiben können?
4. Abmeldungen — passt Zielgruppe und Ton?

Wenn eine dieser Zahlen sich verschlechtert, ist das ein Hinweis auf die Datenpflege — nicht auf die Software. Und alle vier sind gemessen, nicht geschätzt.

Wenn es keinen Zweck mehr gibt und keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Das ist keine Aufräumfrage, sondern eine Pflicht: Die DSGVO verlangt kein bestimmtes Datum, aber ein Konzept.

Praktische Anhaltspunkte:

• Bewerbungsdaten aus abgeschlossenen Verfahren: üblicherweise sechs Monate.
• Kandidatenprofile ohne Kontakt und ohne Einwilligung: Frist festlegen.
• Erledigte Formularanfragen: nach Bearbeitung.
• Vertrags- und Buchungsdaten: unterliegen steuerlichen Fristen — nicht löschen.

Und bevor Sie einen Kontakt löschen: Notizen, Aufgaben, Wiedervorlagen und der Mailverlauf gehen mit. Für „nicht mehr anschreiben“ ist die Abmeldung der richtige Weg.