⚏Zusammenarbeit im Team

Die Rollen sind gestuft — wer mehr darf, darf alles, was die Stufe darunter darf:

• Lesen. Ansehen, nichts ändern. Für Menschen, die nur mitbekommen sollen, was passiert.
• Bearbeiten. Inhalte ändern und speichern, aber nicht veröffentlichen. Die richtige Rolle für alle, die Texte beisteuern.
• Veröffentlichen. Änderungen live schalten.
• Verwalten. Zusätzlich Einstellungen, Zugänge, Domain, Rechtstexte.

Der wichtigste Schnitt liegt zwischen Bearbeiten und Veröffentlichen. Wer Texte schreibt, muss nicht entscheiden dürfen, wann sie öffentlich werden — und die meisten wollen das auch nicht.

Vergeben Sie die Rolle nach dem, was jemand tun soll, nicht nach seiner Stellung im Betrieb.

Über die Zugangsverwaltung: Adresse eintragen, Rolle wählen, einladen. Die Person setzt sich selbst ein Kennwort.

Drei Regeln, die sich bewährt haben:

• Ein Zugang je Person. Ein gemeinsames Kennwort macht jede spätere Frage „wer war das?“ unbeantwortbar.
• Die kleinste Rolle, die reicht. Erweitern kann man immer.
• Beim Ausscheiden sofort abschalten. Nicht am Monatsende, sondern am letzten Tag.

Wer nur gelegentlich einen Text richtigstellen soll, braucht oft gar keinen Zugang zur Verwaltung — dafür gibt es den Bearbeiter direkt auf der Website.

Der Ablauf, der ohne zusätzliche Werkzeuge funktioniert:

1. Wer schreibt, speichert — die Änderung liegt als Entwurf.
2. Wer freigibt, sieht sie in der Vorschau an. Die Vorschauadresse lässt sich weitergeben.
3. Rückmeldung, wenn etwas fehlt — am besten am Text selbst über die Kommentarfunktion.
4. Veröffentlichen durch jemanden mit der entsprechenden Rolle.

Bei größeren Umbauten fassen Sie die Änderungen in einem Release zusammen: Dann gibt es einen klaren Zeitpunkt, an dem geprüft wird, und alles geht gemeinsam live.

Was Sie vorher klären sollten: Wer gibt frei, und was passiert, wenn diese Person zwei Wochen im Urlaub ist? Eine Freigabe mit genau einem Zuständigen ist keine Freigabe, sondern ein Engpass.

Es gibt eine Sperre: Wer eine Seite bearbeitet, hält sie so lange, bis er fertig ist. Der zweite sieht das und kann warten oder die Sperre übernehmen, wenn der erste sie vergessen hat.

Was Sie trotzdem beachten sollten:

• Sagen Sie Bescheid, wenn Sie an einem größeren Umbau sitzen. Eine Sperre erklärt nicht, was Sie vorhaben.
• Lassen Sie Seiten nicht offen stehen. Ein Fenster, das über Nacht offen bleibt, blockiert am nächsten Morgen jemand anderen.
• Bei Bausteinen aufpassen. Ein Baustein steht auf mehreren Seiten; wer ihn ändert, ändert Seiten, an denen gerade jemand anderes arbeitet.

Bei zwei bis drei Personen reicht Absprache. Ab fünf lohnt ein fester Rhythmus: wer wann woran.

Am besten dort, wo sie hingehört: als Kommentar am Abschnitt, nicht als Mail mit „auf der zweiten Seite, dritter Absatz“.

Was eine brauchbare Rückmeldung ausmacht:

• Konkret. „Telefonnummer fehlt“ statt „wirkt unfertig“.
• Entscheidbar. „Soll hier der alte oder der neue Preis stehen?“ ist beantwortbar, „gefällt mir nicht“ nicht.
• Am Text, nicht an der Person.

Zuletzt eine Regel, die am meisten spart: Erst lesen, dann alles auf einmal. Fünf Kommentare nacheinander über zwei Tage kosten den Schreibenden mehr Zeit als fünf auf einmal.

Über den Änderungsverlauf der Website. Er hält fest, wer wann etwas geändert und wer veröffentlicht hat.

Wofür Sie das brauchen:

• „Seit wann steht das so?“ — die häufigste Frage überhaupt.
• Nach einem Versehen: Wer hat es geändert, und wusste er, was er tat?
• Bei der Übergabe: Was ist in den letzten Monaten passiert?

Was der Verlauf nicht ersetzt: eine Absprache. Wer nachträglich rekonstruieren muss, wer eine Preisangabe geändert hat, hat ein Prozessproblem, kein Werkzeugproblem.

Am letzten Tag, nicht später:

1. Zugang abschalten. Nicht löschen — abgeschaltete Zugänge behalten die Zuordnung im Verlauf.
2. Prüfen, wo die Person genannt wird. Team-Seite, Ansprechpartner in Leistungen, Kontaktangaben, Impressum bei Vorständen.
3. Fotos entfernen, wenn keine fortdauernde Einwilligung vorliegt.
4. Mailadressen in Formularen und Newslettern umstellen.
5. Zugangsdaten Dritter prüfen — Domainverwaltung, Mailanbieter. Das ist der Punkt, der am häufigsten vergessen wird und am teuersten wird.

Bei einem Vorstandswechsel kommt das Impressum hinzu: Die vertretungsberechtigte Person ist eine Pflichtangabe.

Mit einer Übergabe, die aus mehr besteht als einem Kennwort:

• Zugang zur Website mit der passenden Rolle.
• Zugangsdaten zur Domainverwaltung — oder wenigstens die Auskunft, wo sie liegt und wer sie hat.
• Wo die Bilder herkommen und unter welchen Lizenzen.
• Was regelmäßig zu tun ist — Öffnungszeiten, Termine, jährliche Rechtsprüfung.
• Was besprochen und entschieden ist — warum die Seite so aufgebaut ist, wie sie ist.

Schreiben Sie das auf eine Seite. Bei Vereinen mit wechselndem Vorstand ist dieses eine Blatt der Unterschied zwischen einer gepflegten und einer eingefrorenen Website.

Und: Übergeben Sie im Gespräch, nicht per Mail. Eine halbe Stunde gemeinsam vor dem Bildschirm spart Monate.

Die Aufteilung, die sich bewährt hat:

• Die Agentur baut, gestaltet, richtet ein und kümmert sich um alles Technische — Domain, Rechtstexte, Struktur.
• Sie pflegen die Inhalte, die sich ändern: Öffnungszeiten, Termine, Preise, Neuigkeiten.

Der Grund für diese Grenze ist nicht Zuständigkeit, sondern Geschwindigkeit: Eine Öffnungszeit, für die Sie eine Mail schreiben und auf Antwort warten müssen, wird nicht geändert.

Wenn Sie gar nichts selbst machen wollen, ist auch das eine Entscheidung — dann sollten Sie aber wissen, was eine Änderung kostet und wie lange sie dauert. Klären Sie das vorher.

Für kleine Textänderungen gibt es den Bearbeiter direkt auf der Seite. Damit kann Ihre Kundschaft Texte richtigstellen, ohne irgendetwas anderes ändern zu können.

Fünf Sätze, einmal aufgeschrieben:

1. Wer entscheidet, wenn zwei Meinungen aufeinandertreffen.
2. Wer veröffentlicht — und wer vertritt diese Person.
3. Was ohne Rückfrage geändert werden darf (Tippfehler, Öffnungszeiten) und was nicht (Preise, Rechtstexte, Struktur).
4. Wie zugesagt wird, dass etwas geprüft wurde.
5. Wann geschaut wird — ein fester Termin, und sei es einmal im Quartal.

Das klingt nach Bürokratie für eine Website mit sieben Seiten. Es ist aber genau die Absprache, deren Fehlen dazu führt, dass am Ende niemand etwas ändert, weil sich keiner zuständig fühlt.