⚿AURA einrichten und weitergeben

Denen, die etwas ändern müssen, aber nichts lernen wollen — und das sind mehr Menschen, als man denkt:

• Der Betriebsinhaber, der zweimal im Jahr eine Öffnungszeit ändert.
• Die Bürokraft, die den neuen Ansprechpartner einträgt.
• Der Vereinsvorstand, der den Termin des Sommerfests aktualisiert.

Nicht geben sollten Sie es an jemanden, der die Website tatsächlich gestalten will. Der braucht die Verwaltung, sonst kämpft er gegen die Beschränkungen an.

Faustregel: Wer weniger als einmal im Monat etwas ändert, ist mit AURA besser bedient als mit einem Zugang zur Verwaltung — den er beim dritten Mal ohnehin wieder vergessen hätte.

Wenig — aber nicht nichts, und der Unterschied ist wichtig.

Möglich ist: freigegebene Texte und Bilder ändern, sofort und öffentlich.

Nicht möglich ist: Seiten anlegen oder löschen, das Menü umbauen, die Gestaltung ändern, Einstellungen anfassen, an Rechtstexte gehen, andere Zugänge verwalten.

Der Schaden, der bleibt, ist also immer ein inhaltlicher: ein falscher Preis, ein unglücklicher Satz, ein Bild, für das die Rechte fehlen. Das ist in fünf Minuten behoben — kann aber, solange es dasteht, echten Schaden anrichten.

Deshalb ist das Gespräch vorher wichtiger als jede Einstellung.

Über die Freigabe der einzelnen Stellen. Was nicht freigegeben ist, lässt sich nicht anklicken.

Was Sie grundsätzlich nicht freigeben sollten:

• Preise, wenn deren Darstellung rechtlich heikel ist.
• Rechtstexte, Pflichtangaben, Impressum.
• Werbeaussagen, die belegt sein müssen.
• Alles, was auf mehreren Seiten steht — dafür gibt es wiederverwendbare Bausteine, und die gehören in die Verwaltung.

Was Sie fast immer freigeben können:

• Beschreibungstexte, Öffnungszeiten, Ansprechpartner, Terminangaben, Fotos von Arbeiten.

Im Zweifel: lieber eine Stelle mehr freigeben und darüber sprechen, als eine zu wenig — sonst ruft der Kunde doch wieder an, und der Zweck ist verfehlt.

Drei Schritte:

1. AURA für die Website einschalten.
2. Einen Zugang für die Person anlegen — eigener Zugang je Mensch, nie ein gemeinsamer.
3. Link und Kennwort übergeben, am besten getrennt: den Link per Mail, das Kennwort am Telefon.

Danach: einmal gemeinsam durchgehen. Fünf Minuten am Telefon, während die Person es selbst macht, ersparen fünf spätere Anrufe.

Prüfen Sie zum Schluss selbst, dass der Stift erscheint und eine Änderung durchgeht. Ein Zugang, der beim ersten Versuch nicht funktioniert, wird kein zweites Mal versucht.

Fünf Sätze, und die meisten Probleme entstehen gar nicht erst:

1. „Was Sie speichern, ist sofort öffentlich.“ Der wichtigste Satz.
2. „Sie können nichts kaputt machen — außer den Text selbst falsch schreiben.“ Nimmt die Angst, die sonst dazu führt, dass niemand etwas ändert.
3. „Bilder aus dem Internet dürfen Sie nicht nehmen.“ Der teuerste Fehler, den ein Laie machen kann.
4. „Was nicht anklickbar ist, ist Absicht — melden Sie sich dann bei mir.“
5. „Rufen Sie an, wenn etwas komisch aussieht.“ Lieber ein Anruf zu viel als eine Woche mit einem falschen Preis.

Schreiben Sie das auf eine halbe Seite und geben Sie sie mit. In sechs Monaten weiß niemand mehr, was besprochen wurde.

Ein Zugang je Person — nie ein gemeinsamer, auch wenn es bequemer wäre.

Der Grund ist nicht Bürokratie: Wenn nachher jemand fragt, wer den Preis geändert hat, muss es eine Antwort geben. Bei einem geteilten Zugang gibt es keine.

Dazu kommt: Wenn eine Person geht, schalten Sie ihren Zugang ab. Bei einem gemeinsamen Kennwort müssten alle ein neues bekommen, und dann steht es auf einem Zettel.

Sprechen Sie außerdem ab, wer was ändert. Zwei Menschen, die unabgestimmt an derselben Seite arbeiten, überschreiben sich gegenseitig — bei AURA gibt es keine Sperre, weil es für einzelne Handgriffe gedacht ist.

Abschalten — sofort, wenn jemand ausscheidet oder der Auftrag endet.

Anlässe, bei denen das oft vergessen wird:

• Vorstandswechsel im Verein.
• Ende einer Zusammenarbeit mit einem Dienstleister.
• Ausscheiden einer Mitarbeiterin.
• Ein Verdacht, dass das Kennwort weitergegeben wurde.

Prüfen Sie einmal im Jahr, welche Zugänge es gibt und ob jeder davon noch gebraucht wird. Bei AURA ist das schnell erledigt: Die Liste ist kurz.

Und wenn Sie unsicher sind, ob ein Zugang noch benutzt wird: abschalten. Wer ihn braucht, meldet sich innerhalb einer Woche.

Als das, was es ist: der Weg, kleine Änderungen loszuwerden, ohne den Kunden in ein System einzuarbeiten.

Das Modell, das sich bewährt hat:

• Sie bauen und betreuen die Website in AURALIS.
• Der Kunde bekommt AURA für die Stellen, die sich ändern: Öffnungszeiten, Ansprechpartner, Preise, Termine.
• Alles Strukturelle bleibt bei Ihnen.

Der wirtschaftliche Punkt dahinter: Die Anfragen „können Sie mal kurz die Telefonnummer ändern“ sind der unrentabelste Teil jedes Betreuungsvertrags. Wenn der Kunde das selbst kann, verschwindet dieser Posten, und die Zufriedenheit steigt, weil es sofort geht.

Regeln Sie im Vertrag, was der Kunde selbst darf und wofür er Sie beauftragt.

Fünf Minuten — und die sollten Sie sich nehmen, statt eine Anleitung zu schicken.

Der Ablauf, der funktioniert:

1. Anrufen, während die Person vor dem Rechner sitzt.
2. Sie öffnet den Link und meldet sich an.
3. Sie ändert selbst ein unwichtiges Wort und speichert.
4. Sie ändert es zurück.

Danach kann sie es. Was Sie erklären, vergisst sie; was sie selbst gemacht hat, nicht.

Eine schriftliche Anleitung geben Sie zusätzlich mit — nicht als Ersatz. Sie wird beim zweiten Mal gebraucht, drei Monate später.

Vier Dinge, und alle vier lassen sich vorher ansprechen:

1. Bilder aus dem Internet. Der teuerste Fehler. Sagen Sie es deutlich und einmal zu oft.
2. Text aus Word eingefügt, mit Formatierungen, die auf der Seite falsch aussehen. Zeigen Sie „als Text einfügen“.
3. Nichts wird geändert. Der häufigste Fall überhaupt: Aus Angst, etwas kaputt zu machen, rührt niemand etwas an. Dagegen hilft nur das gemeinsame Ausprobieren.
4. Zu viel wird geändert. Jemand baut die Startseite um, so gut es mit Texten geht. Dann war die Abgrenzung nicht klar.

Was praktisch nie passiert: dass jemand die Website technisch beschädigt. Dafür ist zu wenig freigegeben.

Über den Änderungsverlauf der Website — dort steht, wer wann was geändert hat.

Wie oft Sie hineinschauen sollten, hängt davon ab, wie heikel die freigegebenen Stellen sind:

• Bei Öffnungszeiten und Ansprechpartnern: gar nicht. Wenn es falsch ist, merkt es der Kunde selbst.
• Bei Preisen und Werbeaussagen: regelmäßig, oder gar nicht erst freigeben.

Nützlicher als Kontrolle ist ein anderer Rhythmus: Einmal im Jahr gemeinsam durch die Seite gehen. Dabei fallen nicht nur Änderungen auf, sondern auch das, was seit drei Jahren falsch dasteht, weil es niemand gemeldet hat.

Ja — und dort ist es besonders naheliegend, weil ein Onepager oft für jemanden gebaut wurde, der nie eine Verwaltung öffnen wird.

Der Ablauf ist derselbe: einschalten, Zugang anlegen, Link und Kennwort übergeben, einmal gemeinsam durchgehen.

Was bei Onepagern besonders zu bedenken ist: Es gibt nur eine Seite. Alles, was freigegeben ist, steht dicht beieinander, und ein unglücklicher Text fällt sofort auf. Gehen Sie die Abgrenzung deshalb genauer durch als bei einer mehrseitigen Website.

Und: Onepager werden häufig für einzelne Personen gebaut — Interim Manager, Beratende, Selbständige. Dort ist der Text die Ware. Sprechen Sie an, dass eine Änderung sofort öffentlich ist.

Freigaben hängen an den Abschnitten. Wenn Sie einen Abschnitt ersetzen, ist die alte Freigabe weg — der Kunde findet die Stelle nicht mehr, die er kannte.

Deshalb gehört nach jedem Umbau ein kurzer Durchgang dazu:

1. Die Website mit dem AURA-Zugang öffnen und selbst nachsehen, was anklickbar ist.
2. Fehlende Freigaben setzen.
3. Dem Kunden Bescheid sagen, wenn sich etwas verschoben hat.

Der Fall, der sonst eintritt: Der Kunde will nach drei Monaten die Öffnungszeit ändern, findet den Stift nicht an der gewohnten Stelle, und ruft an, statt es zu melden. Dann hat der Umbau die Erleichterung wieder aufgehoben.

Nicht mit der Technik, sondern mit dem Zweck: AURA ist für Texte, nicht für den Bau.

Ein Vergleich, der ankommt: Sie können in Ihrem Auto tanken und die Reifen aufpumpen. Für den Zahnriemen fahren Sie in die Werkstatt — nicht weil man Ihnen misstraut, sondern weil dazu Werkzeug und Wissen gehören.

Was dabei hilft:

• Sagen Sie, was stattdessen geht. Nicht nur „das kann AURA nicht“, sondern „schreiben Sie mir, was es sein soll, ich mache es bis morgen“.
• Nennen Sie Zeit und Kosten. Wenn ein Kunde weiß, dass eine neue Unterseite eine Stunde kostet, entscheidet er selbst.
• Wiederholt derselbe Wunsch? Dann ist es vielleicht doch eine Freigabe wert — oder der Kunde braucht einen Zugang zur Verwaltung.

So sicher wie das Kennwort, das Sie vergeben, und so begrenzt wie das, was Sie freigegeben haben.

Was Sie tun sollten:

• Eigenes Kennwort je Person, nicht wiederverwendet.
• Kennwort getrennt vom Link übermitteln.
• Zugang abschalten, sobald er nicht mehr gebraucht wird.
• Nur freigeben, was geändert werden soll.

Was AURA schon dadurch begrenzt, dass es AURA ist: Selbst wenn ein Zugang in falsche Hände gerät, kann damit nur ein freigegebener Text geändert werden — kein Datenabfluss, keine Löschung, kein Zugriff auf andere Websites.

Der realistische Schaden ist deshalb: eine unangenehme Änderung, die Sie in fünf Minuten zurücknehmen. Ärgerlich, aber kein Sicherheitsvorfall.